「決不能讓最要緊的事受最不要緊的事的擺佈�！埂 � ～ 歌德
美國知名的時(shí)間管理學(xué)者－ 史蒂芬．柯維，在他所倡導(dǎo)的「新一代個(gè)人管理理論」中，將個(gè)人日常處理耗費(fèi)時(shí)間的事務(wù)，依「急迫性」及「重要性」分為以下四類（如圖所示）：
第一類： 既重要又緊急的事，它們通常是必須馬上開始，并由個(gè)人親自處理。這類事務(wù)要不是由突發(fā)狀況造成的；就是由個(gè)人的拖延或事前的準(zhǔn)備不周造成的。
第二類： 重要但較不急的事，它們通常必須定下完成時(shí)限，否則早晚變成緊急的事。這類事務(wù)通常與個(gè)人的使命、目標(biāo)、計(jì)畫有關(guān)。
第叁類： 較不重要但是緊急的事，它們通常佔(zhàn)用了我們大部份的時(shí)間與精力。因?yàn)閯e人急迫的呼聲，讓我們經(jīng)常對(duì)這類事務(wù)產(chǎn)生「狠重要」的錯(cuò)覺，以致於我們花狠多時(shí)間在這個(gè)范圍打轉(zhuǎn)，而自以為是在處理第一類的事務(wù)，其實(shí)只不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。如果可行，盡可能請(qǐng)別人幫忙處理這類事務(wù)。
第四類： 既不重要又不急的事。它們通常與你懂不懂得說「不」有關(guān)，如果你不懂得說「不」，那麼累積在這一區(qū)的事務(wù)一定狠多。而這些累積的事務(wù)隨著時(shí)間的流轉(zhuǎn)，狠快的就會(huì)由第二類變成第叁類，然后、你的時(shí)間狠快就被這一些狠急又不太重要的事務(wù)全部的佔(zhàn)用了。
筆者任職於美商公司，擔(dān)任專案經(jīng)理期間。因?qū)０腹ぷ鞣泵�，每天與時(shí)間賽跑，所處理的事務(wù)幾乎都是「既重要又緊急的事」。有幾次因?yàn)槭芷褥犊蛻舻囊螅酉铝藥准笔�，想拜託一位能力出眾，效率一流的工程師幫忙處理。沒想到他聽完我的要求后，回答道：「你要我做什麼事都可以，不過請(qǐng)你先了解我目前的工作狀況�！顾钢鴫ι系墓ぷ髑鍐闻c時(shí)程表，表上列著一長串正在進(jìn)行的工作項(xiàng)目，而且都是我與他談妥安排好的。然后他說：「你這件急事，依我的評(píng)估約需二個(gè)工作天才能處理完畢，你希望我取消或暫停哪一項(xiàng)工作，來安排你現(xiàn)在的急事呢？」我端詳了一下墻上的工作清單與時(shí)程表，比較了一下重要性，最后還是覺得正在進(jìn)行的工作比較重要。為了解決我的燃眉之急，我只好請(qǐng)別人幫忙了。 不過，這位工程師勇於說「不」的反應(yīng)令我印象深刻，而這也說明了他為什麼他總是工作效率一流，表現(xiàn)出眾了。一般而言、急迫的事通常與「別人」有關(guān)；重要的事則與「自己」有關(guān)。容易被第一類及第叁類事務(wù)羈絆的人，通常具有「型性格」，這類人通常傾向於使用「急迫性」的觀念來處理日常事務(wù)。他們的生活節(jié)奏完全取決於事情的緊急程度，而非重要與否，總是誤將急事當(dāng)作是最重要的事。為了方便說明不同類別人的差異，我們暫且稱這類人為「型人」。這類人是時(shí)間的奴隸。他們每天都有做不完的事，時(shí)間總是被急迫的事務(wù)所佔(zhàn)據(jù)。在他們每日的行事歷上，一天的時(shí)間，不但排滿了工作，而且還不敷使用。而這些當(dāng)天做不完的事，隨著時(shí)間流轉(zhuǎn)，全部都變成隔天的急事。他們總是在不夠用的時(shí)間與急事的債務(wù)中掙扎。在時(shí)間管理的教導(dǎo)上，史蒂芬．柯維使用四個(gè)象限的時(shí)間管理方塊，來說明急事與要事的關(guān)係并建議時(shí)間安排的原則。關(guān)於這一點(diǎn)，美國當(dāng)代管理大師彼得．杜拉克所教導(dǎo)的原則更絕了，他說：「重要的事先做，不重要的事根本不必做」。為了方便說明不同類別人運(yùn)\用生命能量的差異，以下我們暫且以「型人」和「型人」來說明其中的差異：
─【Ａ型人的一天】───────────────────────
一早醒來，先生還來不及感謝上天又給了他難得的一天（又有24小時(shí)可用），就匆匆忙忙展開一天的工作。一進(jìn)辦公室，便迫不及待的把昨天該完成卻沒有時(shí)間做完的工作項(xiàng)目，硬塞進(jìn)今天的工作時(shí)程表中（這些硬塞進(jìn)來的工作項(xiàng)目，自動(dòng)升級(jí)成緊急又重要的事）。接下來，發(fā)生了幾個(gè)突發(fā)狀況，先生馬上展現(xiàn)出他的責(zé)任感與無比的危機(jī)處理能力，兩叁下收拾掉可能引發(fā)危機(jī)的突發(fā)狀況。事情過后，先生又以極高的工作效率，完成了幾件長官臨時(shí)交辦的急事及昨天未完成的工作。 然后，先生加快腳步，努力追趕今天落后的工作進(jìn)度，一直到忙到他精疲力竭，他才愿意面對(duì)無法完成工作的現(xiàn)實(shí)。最后，先生只得懷著不安的心情，拖著又餓又累的身體回家去了…�！ 々ぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉ� ─【Ｂ型人的一天】───────────────────────
一夜安眠醒來，先生懷著感恩的心感謝上天賜給他美好的一天。在還沒有開始工作之前，先生檢視了一下他前一天排好的行事歷，并在腦海里大概演練了一下今天要處理的重要工作事項(xiàng)，并在幾個(gè)比較急迫的工作項(xiàng)目上，註明合適的完成時(shí)間。接下來，先生從容不迫的展開一天的工作，按部就班的逐項(xiàng)處理排定的工作。因?yàn)槭虑翱紤]周詳，工作進(jìn)展十分順利，先生除了提早完成所有今天的重要待辦事項(xiàng)外，還協(xié)助長官們處理了幾件突發(fā)的狀況。 最后，先生在下班前，除了再次確認(rèn)，是否還有遺漏及未完成的工作外，也把明天的重要工作，全部安排妥當(dāng)后，才帶著輕鬆愉快的心情回家。…。
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親愛的朋友，在時(shí)間損益表上，你是入不敷出，透支未來的型人呢？還是信用良好，日日有餘，且又懂得投資未來的型人呢？有句話說得好：「昨天是作廢的支票，明天是約定的本票，只有今天才是手上的現(xiàn)金」。 在時(shí)間這件事上，老天是公平的，因?yàn)樗o世界上每一個(gè)人都有相同的時(shí)間（一天有24小時(shí)）。你發(fā)現(xiàn)了嗎？他每天都在我們的時(shí)間帳戶里自動(dòng)存入一筆足夠我們一天所需的現(xiàn)金（24小時(shí)）。如果你愿意，你可以從今天開始，選擇不再浪費(fèi)時(shí)間，不再虛度光陰，停止亂開時(shí)間本票及不再跳票。然后、你的人生就會(huì)由黑白的變成彩色的。
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