管理好自己時(shí)間的真正意義便是為了避免浪費(fèi)更多的時(shí)間，也就是盡量安排得讓我們能夠在同一時(shí)間做更多的事情，提高自己使用時(shí)間的效率，提高工作效率！
一、制定一個(gè)合理的工作計(jì)劃
許多管理者常以“沒時(shí)間”作為不做計(jì)劃的借口。但是，越不做計(jì)劃的人越?jīng)]有時(shí)間。時(shí)間只給那些合理安排工作的人。“亂成一鍋粥”就是那些不作計(jì)劃的人的工作寫照。因此，有一個(gè)概念可以引入，將做計(jì)劃的“時(shí)間”當(dāng)作一種節(jié)省時(shí)間的投資。
在無意外發(fā)生或無正當(dāng)理由的情況下，最好不要修改計(jì)劃，應(yīng)尊重已訂立的計(jì)劃，否則就是浪費(fèi)時(shí)間做計(jì)劃了。
二、做好完善的工作記錄
忘記上司交代給我們的事情，忘記下屬向自己匯報(bào)的市場情況，約客戶的時(shí)間和你要參加一個(gè)重要會議的時(shí)間竟然是相同的。每天總是要重復(fù)聽那些已經(jīng)聽過的事情，干已經(jīng)干過的事情，所有這些都是因?yàn)槟銢]有一個(gè)好的工作記錄。
工作記錄可以讓我們每天合理地安排自己的時(shí)間，提高工作效率，從而達(dá)到節(jié)約時(shí)間的目的。因此，一個(gè)習(xí)慣隨時(shí)記錄工作的人當(dāng)然是一個(gè)高效的人。
三、確立目標(biāo)
我們在工作中經(jīng)常遇到各種各樣的事情，自己的事情、別人的事情、緊急的事情、重要的事情、或者是閑散的事情，我們該怎樣分配自己的時(shí)間，有效地完成這些工作呢？以下幾點(diǎn)原則可供參考：
1.要事永遠(yuǎn)放在第一位
現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中，許多事情并不是獨(dú)立的，往往是交叉重復(fù)的。當(dāng)制定了計(jì)劃和目標(biāo)，合理地將時(shí)間分類后，這時(shí)出現(xiàn)了一個(gè)矛盾，許多事情都需要在同一時(shí)間完成，而你又分身乏術(shù)，例如：你正要去和客戶談生意，秘書卻告訴你一個(gè)重要客戶投訴需要你親自處理……。類似這些事情總是在干擾著每一個(gè)人的計(jì)劃和目標(biāo)，那么該怎么處理這些矛盾呢？
首先將事物以緊急性和重要性為標(biāo)準(zhǔn)分為四大類，如下圖。
緊急而且重要的事情：危機(jī)、緊急的問題、有限期的任務(wù)、有限期的準(zhǔn)備事項(xiàng)、有限期的會議。
重要而不緊急的事情：準(zhǔn)備事項(xiàng)、預(yù)防工作、價(jià)值觀的澄清、計(jì)劃、關(guān)系的建立、真正的休閑充電。
緊急而不重要的事情：干擾、信件報(bào)告、突發(fā)事件，許多湊熱鬧的活動(dòng)。
不重要不緊急的事情：細(xì)小而忙碌的工作、一些電話、浪費(fèi)時(shí)間的事、逃避性的活動(dòng)、無關(guān)緊要的信件、郵件、party、聚會。
高效能的人士在處理工作中掌握了一個(gè)基本原則：要事第一原則。他們總是先處理右上象限的“重要而緊急的事情”。在工作生活當(dāng)中，他們處理問題的焦點(diǎn)是要事，盡可能處理那些“重要而緊急的事情”和在左上象限上的“重要而不緊急的事情”，從而減少右下象限的“緊急不重要的事情”的發(fā)生。他們知道不要被那些瑣碎的小事所牽絆，不能把寶貴的時(shí)間花在“滅火”的工作上。所以高效能人士總是有充足的時(shí)間做更多的事情。
2.確立正確的目標(biāo)
孔乙己知道“茴”字有四種寫法，可見其當(dāng)初對學(xué)習(xí)何其努力，但是這種學(xué)問在現(xiàn)實(shí)生活中沒有一點(diǎn)意義。這說明他錯(cuò)誤地訂立了學(xué)習(xí)目標(biāo)，事倍功半。
3.確立切合實(shí)際的目標(biāo)
一個(gè)不切合實(shí)際、憑空想象、好高騖遠(yuǎn)的工作目標(biāo)，惟一的作用就是浪費(fèi)制定者、執(zhí)行者的時(shí)間。
4.目標(biāo)必須書面列明
我們應(yīng)把書面列明目標(biāo)當(dāng)作一個(gè)協(xié)議，一個(gè)與自己簽訂的協(xié)議，上面規(guī)定了自己應(yīng)盡的各項(xiàng)義務(wù)，必須很努力地工作才能確保遵守協(xié)議，這是提高工作效率的動(dòng)力源泉。
5．目標(biāo)必須有時(shí)限
給自己一個(gè)工作完成時(shí)限往往是提高效率的好辦法，它能避免將大量的時(shí)間用于內(nèi)因消耗上，時(shí)刻提醒你現(xiàn)在已經(jīng)是該做事情的時(shí)候了。很多銷售人員都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，自己需要完成的工作總是在最后半小時(shí)或者是最后一個(gè)晚上熬到半夜才做完，而在開始做這項(xiàng)工作之前的許多時(shí)間里，雖然無所事事，卻不斷安慰自己還有很多時(shí)間去做它。我們需要切實(shí)可行地給自己安排一個(gè)目標(biāo)時(shí)限，確保按照計(jì)劃執(zhí)行。
四、選擇完成工作目標(biāo)的途徑
1.合理分配自己的工作
將自己的工作分門別類列出明細(xì)，然后再按照一定的屬性歸納：如：A.必須自己完成的工作；B.可以交給別人完成的工作；C.需要和同事協(xié)同才可完成的工作……，然后再分別判斷這些工作的重要緊急程度，一項(xiàng)一項(xiàng)去完成。為提高自身的工作效率和工作質(zhì)量，筆者建議在同等重要和緊急的工作當(dāng)中，先集中精力去完成“必須由自己才可完成”的A類工作，然后再完成C類“需要和同事協(xié)同才可完成的工作”，至于B類工作，最好交與別人去完成，這樣就會有時(shí)間去完成更多自己應(yīng)該做的工作。
很多管理者在這一點(diǎn)容易糊涂，將自己大量時(shí)間消耗在那些誰都能干的日常事務(wù)當(dāng)中，而沒有時(shí)間對核心工作多做一些。從這個(gè)角度來說，“授權(quán)”是一個(gè)節(jié)省時(shí)間，提高工作效率的好辦法。
2.尋找最佳完成途徑
將每一項(xiàng)工作的完成途徑逐一列明，從中找到最佳完成途徑亦是一個(gè)好辦法。
3.提前列出工作日程表
實(shí)踐表明，《工作日程表》可使工作有更多的計(jì)劃性，保證我們準(zhǔn)確無誤地按照“要事第一”的原則做事情，避免那些不重要的突發(fā)事情、社交應(yīng)酬等對你的干擾。工作日程表的形式各種各樣，最常見的如上表。
時(shí)間對任何人都是公平的，不以人類意志轉(zhuǎn)移而改變，只有那些合理安排時(shí)間、運(yùn)用時(shí)間的人，才有可能取得更高的工作效率！
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