我們在時(shí)間管理中，強(qiáng)調(diào)要管理好行動(dòng)，但是有些事情本身就有點(diǎn)復(fù)雜（舉辦一個(gè)家庭聚會(huì)、全家到美國旅行三周、銷售一個(gè)新的產(chǎn)品等）這樣子要如何管理呢？在Getting Things Done(本文簡稱GTD）的理論中，這些事情屬于任務(wù)（task）而非行動(dòng)，這也是今天我們的主題。
1. 任務(wù)是什么？
“任務(wù)是需要一項(xiàng)以上的下一步行動(dòng)，才能完成預(yù)期結(jié)果的工作”這是GTD這本書的定義。所以任務(wù)雖然可以指很大的計(jì)劃（例如登陸月球），但一些小事情，是任務(wù)的范圍（制作研習(xí)會(huì)的投影片），因?yàn)檫@些事情沒有辦法一個(gè)行動(dòng)就完成，所以也稱之為任務(wù)。
2. 管理任務(wù)的重點(diǎn)
要管理好任務(wù)，也要和管理行動(dòng)結(jié)合，必需做到三件事情，簡述如下。
a. 清楚界定任務(wù)的結(jié)果
任務(wù)的結(jié)果像是終點(diǎn)線，一個(gè)最終完成的圖像。一個(gè)登陸月球的任務(wù)，永錫會(huì)看到一個(gè)登陸小艇緩緩降落，小艇門打開，太空人走出來月球表面的畫面。一個(gè)制作投影片的任務(wù)，永錫會(huì)看到我在演講投影片內(nèi)容，臺(tái)下觀眾專注聆聽，最后報(bào)以如雷掌聲的畫面。
清楚知道結(jié)果，才能自己在規(guī)劃下一步行動(dòng)時(shí)，有明確的方向。
b.制作任務(wù)清單
我們必須有一張目前進(jìn)行中任務(wù)的清單，這樣我們才會(huì)知道有哪些事情是我們需要去注意。清單讓我們可以重復(fù)檢視及更改，有一張任務(wù)清單，可以讓我們知道工作負(fù)載是否太大，是否需要?jiǎng)h減或增加資料。
永錫也會(huì)在每周檢視及計(jì)劃時(shí)，看看自己的任務(wù)清單，檢討哪些任務(wù)需要繼續(xù)推進(jìn)，哪些則可以暫緩。
c. 將任務(wù)的下一步行動(dòng)，放到系統(tǒng)內(nèi)管理
大部分的任務(wù)很單純，只要將所有的任務(wù)列成一張清單，持續(xù)管理好各任務(wù)的下一步行動(dòng)，就完成80％的管理工作。少部份任務(wù)比較復(fù)雜，屬于多面向的任務(wù)，需要一些外部工具的協(xié)助（紙筆工具、心智圖軟體、樹枝結(jié)構(gòu)狀軟體等），并找出各面向的下一步行動(dòng)，這就是最后20％的管理工作。這些行動(dòng)，必須集中放到我們的時(shí)間管理系統(tǒng)中，才能進(jìn)一步作有效的管控。
3 任務(wù)管理屬于垂直型行動(dòng)管理
之前我們提過收集雜事并加工成行動(dòng)，這是水平型行動(dòng)管理；相對的任務(wù)管理屬于垂直式的行動(dòng)管理，針對單一的任務(wù)，進(jìn)行深度的控管。
以我自己的經(jīng)驗(yàn)，這兩種行動(dòng)管理執(zhí)行時(shí)的心理狀態(tài)不大一樣，水平型管理狀態(tài)，就像是一個(gè)很敏感的雷達(dá)，隨時(shí)注意附近的一舉一動(dòng)，快速追蹤并切換注意力的焦點(diǎn)。例如我們批次處理事情，一次打10個(gè)電話、一次發(fā)6個(gè)email，這些事情雖然難度不高，但是卻需要很敏感，快速切換心情及作法，盡快完工。
垂直型行動(dòng)管理則不然，許多時(shí)候需要用很長的時(shí)間，專注處理一件事情，而且事前需要較長暖機(jī)的時(shí)間，讓自己可以進(jìn)入專注的狀態(tài)。要設(shè)計(jì)登陸月球的整個(gè)流程，可能要花費(fèi)很多的時(shí)間沉思，考量，才能讓太空人平安升空，安全回來。準(zhǔn)備投影片，也要事情對觀眾進(jìn)行了解，并思考內(nèi)容及主題如何讓人吸收。這些行動(dòng)都需要不同于水平型的行動(dòng)管理的方法及技巧。
結(jié)語
知識(shí)工作者的生產(chǎn)力，來自做事的品質(zhì)的提升，任務(wù)管理提供一種”質(zhì)重于量”的管理方式，讓我們得以用知識(shí)創(chuàng)造更好的成果。因此，我會(huì)利用接下來的課程針對任務(wù)管理做介紹，一篇篇寫下去，讓我們拭目以待吧。
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