2007年9月22日，下午三點(diǎn)，我正在高雄縣議會(huì)的講堂講解依照?qǐng)龊戏诸悺⑴翁幚淼闹匾�。我問了一個(gè)問題：
“如果有一個(gè)活動(dòng)通知，需要打三十個(gè)電話，通知三十位朋友參加，需要耗時(shí)多少？”
“兩小時(shí)”、“一個(gè)半小時(shí)”、“三小時(shí)”答案此啟彼落
“30分鐘！”高雄巨港青商的姻雅回答
“為何你覺得30分鐘就能打完”我請(qǐng)她詳細(xì)解釋一下
“一開始打會(huì)比較慢，打了幾通后，就會(huì)抓出要傳遞的核心訊息，寫在紙上，每一個(gè)講的時(shí)候都講標(biāo)準(zhǔn)的話術(shù)，這樣子越打就會(huì)越快”姻雅回答
真是個(gè)好答案，需要常常打電話給別人的都知道，把數(shù)個(gè)電話集中在一起打可以節(jié)省大量的時(shí)間。將同樣類型的事情一次處理，其實(shí)這就是以照?qǐng)龊戏诸悺⑴翁幚淼母拍睿?/p>
在加工及組織的階段中，是最三個(gè)最重要的概念之一（另外兩個(gè)是下一步行動(dòng)及任務(wù)，三者息息相關(guān)），”場(chǎng)合”兩個(gè)字，也是這篇文章的主題。
好友蘋果核曾在文章“發(fā)掘?qū)儆谀愕膇nbox”中提到：
“場(chǎng)合檢視的能力是inbox進(jìn)化成行動(dòng)清單最重要的核心力量，將inbox調(diào)整成依【場(chǎng)合】分類應(yīng)該能夠提升更多的效率”
但是何謂場(chǎng)合呢？場(chǎng)合的英文是“context”，英文翻譯是“造成一個(gè)事件發(fā)生所需的環(huán)境”，例如：
想打電話給張先生，所需的場(chǎng)合就是電話
想要寫email給Thomas，所需場(chǎng)合就是電腦
場(chǎng)合的概念有點(diǎn)像web 2.0的“tag”概念，標(biāo)上一些標(biāo)簽，借此分類。但是場(chǎng)合的數(shù)量過多，會(huì)讓我們?nèi)菀淄浽摓樾袆?dòng)貼上哪個(gè)場(chǎng)合，依我個(gè)人的工作習(xí)慣，只用了以下五
個(gè)場(chǎng)合來分類，分別是自己動(dòng)手做、當(dāng)面溝通、電話、電腦、思考。
（1）自己動(dòng)手作
2008年5月18日的研討會(huì)后，在課堂中講解時(shí)，提到希望時(shí)間管理的高手們，盡量不要自己動(dòng)手作，而要授權(quán)給他人。這樣的講法，讓許多朋友覺得很不舒服（事情都給別人做
，自己省時(shí)間，這不是很自私的行為嗎？），也有些朋友沒有這樣的感覺，覺得和我一貫的思路沒有不同。一樣的話，引請(qǐng)不同反應(yīng)，也讓我在研習(xí)會(huì)后細(xì)細(xì)思索。后來才發(fā)現(xiàn)，
我沒有把“團(tuán)隊(duì)分工”的概念講解清楚。
時(shí)間管理問題，大多和其他人的互動(dòng)有所關(guān)系，如果能夠建立團(tuán)隊(duì)，并有很好的互信基礎(chǔ)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)就可以依照個(gè)人的專業(yè)及所有的自由時(shí)間分工。每一個(gè)參與的個(gè)人都有參
與感、這樣子不用凡事都由主辦人自己承擔(dān)，并能造就一個(gè)很好的結(jié)果。
以我5月18日時(shí)間管理的研習(xí)會(huì)為例，這場(chǎng)研習(xí)中涌泉的宏霖、老K是主辦人，小關(guān)、昆蟲則協(xié)助事前餐點(diǎn)、報(bào)到等行政事宜（老K、長(zhǎng)風(fēng)、小秋、喵等等人也協(xié)助良多），我及
老K則負(fù)責(zé)講課的部份，形成團(tuán)隊(duì)，并有完善的分工，就能舉辦一個(gè)復(fù)雜的研習(xí)會(huì)。
自己動(dòng)手做的品質(zhì)最好（例如部落格文章寫作我就無(wú)法授權(quán)，要自己寫），也是沒有團(tuán)隊(duì)支援時(shí)的最佳選擇，但是有團(tuán)隊(duì)時(shí)，就要瞭解自己在團(tuán)隊(duì)中的角色，善盡職責(zé)，這樣
就能成就復(fù)雜的任務(wù)，貢獻(xiàn)更大的價(jià)值。
（2）當(dāng)面溝通
今年的4月26日為了舉辦一日的時(shí)間管理研習(xí)會(huì)，我也利用參加涌泉舉辦iRich版現(xiàn)金流活動(dòng)的機(jī)會(huì)，介紹研習(xí)會(huì)活動(dòng)，并獲得在場(chǎng)涌泉夥伴們的支持。這就是一種當(dāng)面的溝通
。為了和涌泉夥伴說明，我事前準(zhǔn)備了一整頁(yè)的筆記，思考如何表達(dá)自己的概念讓大家瞭解，并提出要請(qǐng)涌泉夥伴一起思考的問題（收費(fèi)費(fèi)用的討論）。
日本茶道師千利休提出“一期一會(huì)”的說法，“一期”，表示人的一生；“一會(huì)”，意味著僅有一次相會(huì)。也就是說，泡茶人與喝茶人，要珍惜能夠在一起喝茶的機(jī)緣，既然
是人生中僅有一次的相會(huì)，我們就必需付出人生中僅有一次的精神，來對(duì)待眼前這個(gè)茶會(huì)。這個(gè)概念讓我對(duì)于當(dāng)面溝通這件事情很重視，人生無(wú)常，要珍惜碰面的機(jī)緣。
內(nèi)人Clare很落實(shí)”當(dāng)面溝通”這件事情，在每次和朋友的聚會(huì)和家庭活動(dòng)中，她一定事前作足功課，不論是交通、天氣、行程、到當(dāng)?shù)匾龅氖虑�，無(wú)不推敲拿捏，這一點(diǎn)讓我收
獲良多。也讓我養(yǎng)成和人討論事項(xiàng)前，一定會(huì)做好準(zhǔn)備，才不會(huì)碰面開會(huì)卻無(wú)法進(jìn)入主題，作成結(jié)論。
（3）電話
我在七月份的電子報(bào)“黃金通訊錄十招 打通人脈任督二脈”，提出了建立黃金通訊錄的三個(gè)基本原則，建立單一資料庫(kù)、名片資料數(shù)位化、把電腦和手機(jī)同步通訊錄。這樣的
好處是，讓我們建立通訊錄系統(tǒng)，可以快速找到自己要聯(lián)絡(luò)人的電話。
以前面姻雅三十分鐘打三十個(gè)電話為例，如果她的手邊沒有一本完整的通訊錄（青商會(huì)會(huì)為所有會(huì)友制作通訊錄），她就無(wú)法行云流水的一路打電話下去，而必須花 費(fèi)許多時(shí)
間找尋電話號(hào)碼，造成無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)，因此，如果自己平時(shí)就養(yǎng)成建立完整通訊錄的習(xí)慣，也可以讓我們大幅節(jié)省時(shí)間。
除此之外，每通電話前，事先想好要溝通的重點(diǎn)也很重要，不但可以節(jié)省通話時(shí)間，更能讓雙方迅速進(jìn)入事情的溝通，品質(zhì)也能更好。
（4）電腦
電腦上面的場(chǎng)合我覺得要分成兩大類，一個(gè)是單機(jī)做事的狀況(規(guī)劃任務(wù)、寫文章等)，一個(gè)是用電腦溝通的狀況（email、skype等）。不論哪一個(gè)狀況，都需要純熟的打字能
力，如果您的打字速度太慢，一定要想辦法把自己中文打字的速度練起來。
a. 運(yùn)用電腦軟體做事
我會(huì)使用google文件寫文章、keynote制作簡(jiǎn)報(bào)、運(yùn)用行事歷、通訊錄等軟體，讓我做事時(shí)更加流暢。我覺得現(xiàn)代人要學(xué)習(xí)一些電腦軟體來增加自己的工作效率，可以讓自己工
作能力大增。我建議投影片的制作、用電腦繪制心智圖、簡(jiǎn)單的圖片加工都是要學(xué)的。
b 運(yùn)用電腦來溝通
網(wǎng)路，就是通往別人面前電腦視窗的那一條路，如果您使用電腦，卻沒有善用電腦的溝通功能，那可真的太可惜了。除了最普遍的 emails，skype也是非常棒的溝通工具。除
此之外，可以利用網(wǎng)路論壇、部落格、SNS來提高自己的數(shù)位能見度，做好數(shù)位行銷的工作�？梢园丫W(wǎng)路上朋友當(dāng)成虛擬智囊團(tuán)，不論是各種自己感興趣議題（電腦、生活、時(shí)間管
理、閱讀、理財(cái)?shù)鹊龋�，都有人可以�?qǐng)教討論，學(xué)習(xí)起來也更加迅速。
我常常覺得，電腦不會(huì)落伍，但使用電腦的我們會(huì)落伍。學(xué)好電腦及各種網(wǎng)路的應(yīng)用，等于是增強(qiáng)我們的數(shù)位能力，讓我們的影響力藉由軟體及網(wǎng)路更加擴(kuò)大。
（5）思考
大部分時(shí)間管理的思考，屬于直線型，想好下一步行動(dòng)即可（約占80％），少部份的思考比較復(fù)雜，需要心智圖或規(guī)劃工具的配合，才能想得完整（約占20%），有一些極重要
的問題，則需要深度思考（約占1%），需要閱歷及長(zhǎng)期的練習(xí)，才能德倒好的答案。
因此在加工的階段，有些問題不是一下子就想得出合適的下一步行動(dòng)，這時(shí)候這些事情，就可以歸類到”思考”這個(gè)場(chǎng)合，利用時(shí)間，再做深入的分析及思索。例如我要規(guī)劃
出國(guó)自助旅行的行程，因?yàn)闋砍兜囊蛩睾芏啵A(yù)算、天數(shù)、假期、行程等），就需要用特定的時(shí)間思考規(guī)劃比較合適。
我常常覺得時(shí)間管理，其實(shí)是某一種系統(tǒng)思考，運(yùn)用一些方法，讓自己思考的品質(zhì)變好，最終讓我們做事的品質(zhì)提升。
結(jié)語(yǔ)
一旦我們決定要做哪一件事情候，要有方法將這些事情執(zhí)行好。而依照?qǐng)龊戏诸�，事�?shí)上是一種將事情系統(tǒng)化執(zhí)行的思考，讓我們這些思考過的行動(dòng)方式，創(chuàng)造更好的身（自
己動(dòng)手）、語(yǔ)（溝通）、意（思考）結(jié)果。
本文來自：逍遙右腦記憶 http://www.yy-art.cn/chenggongxue/3824.html
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