人最不善于管理自己的時(shí)間，我們常常認(rèn)為自己知道時(shí)間花到那里去了，但是如果我們寫(xiě)下我們的工作紀(jì)錄，就知道這句話是個(gè)謊言。永錫從幾個(gè)月前開(kāi)始紀(jì)錄自己的工作時(shí)間，我設(shè)定了一個(gè)倒數(shù)計(jì)時(shí)器，每15分鐘會(huì)響一下，我便記錄下這15分鐘做的事情。
經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間后檢視自己時(shí)間的運(yùn)用，讓我很驚訝的是，就算是一整天工作下來(lái)（假設(shè)8小時(shí)），我能記錄下來(lái)真正在做事情的時(shí)候也只有4-5 個(gè)小時(shí)。檢討下來(lái)，浪費(fèi)的時(shí)間包括被人打斷工作或者分心、不然就是在作一些沒(méi)有生產(chǎn)力的事情。永錫才發(fā)現(xiàn)，雖然我自許是個(gè)時(shí)間管理講師，但是實(shí)際上執(zhí)行的績(jī)效仍然有改進(jìn)之處。我也發(fā)現(xiàn)，如果憑著印象或記憶，要了解自己時(shí)間如何運(yùn)用，是很不準(zhǔn)確的，一定要作工作紀(jì)錄才行。
重視效能的時(shí)間管理者，一定要先了解時(shí)間耗用在何處，我也整理了彼得.杜拉克>（內(nèi)地譯名彼得·德魯克>）組織內(nèi)時(shí)間運(yùn)用的五個(gè)迷思，和大家分享。
迷思之一：我們大部分的工作時(shí)間都很有生產(chǎn)力
公司重要的客戶打電話來(lái)，業(yè)務(wù)經(jīng)理絕不敢說(shuō)”太忙了，等一陣子再打給我。”就算是客戶聊得是家庭瑣事、上周摔斷腿，他也不得不聽(tīng)。
政府機(jī)關(guān)的首長(zhǎng)、主管，每天都要忙著開(kāi)會(huì)、參訪機(jī)關(guān)人員接待，準(zhǔn)備給上級(jí)的資料，或許這些資料只要上網(wǎng)查詢立刻可以得到，但是整天都會(huì)遇到這些事情。
公司的老板，要時(shí)常參加婚喪喜慶，各種高層、基層的會(huì)議，否則所有的員工及主管會(huì)覺(jué)得沒(méi)有受到重視。
就算我們是基層人員也是如此，每天會(huì)接到各種的指示及要求，這對(duì)其生產(chǎn)力完全沒(méi)有幫助，但是他們卻不得不面對(duì)。
表面上看起來(lái)，我們相當(dāng)?shù)拿β担沁@些工作時(shí)間內(nèi)發(fā)生的事情，卻對(duì)我們的生產(chǎn)力，一點(diǎn)幫助都沒(méi)有。
迷思之二：工作被打斷并不嚴(yán)重
之前我有一篇文章提到一個(gè)45/15定律，意思是在一小時(shí)的時(shí)區(qū)內(nèi)，我會(huì)用45分鐘專心處理好一件事情，其他15分鐘批次處理小事情。這個(gè)45/15是比例的意思，如果時(shí)間有三個(gè)小時(shí)，我可能用兩個(gè)半小時(shí)來(lái)專注于一件事，留下30分鐘批次處理小事情。為甚么要如此呢？
因?yàn)槲覀冏魅魏问虑橐行�，有一個(gè)”最小完整時(shí)間”，舉例而言，我寫(xiě)這篇文章的時(shí)間大約是兩個(gè)小時(shí)，若是我每天花上15分鐘寫(xiě)作，一共寫(xiě)了8天，雖然總時(shí)間都是兩小時(shí)，但是恐怕還是無(wú)法寫(xiě)出一篇文章。但是如果能運(yùn)用晨間的時(shí)間，在完全沒(méi)有干擾的狀況下工作一個(gè)半小時(shí)以上，這樣文章的初稿一定能完成，永錫可以用零辛?xí)r間來(lái)作潤(rùn)稿及段落修正的工作，所以一個(gè)半小時(shí)就是永錫寫(xiě)文章的”最小完整時(shí)間”。
有很多工作都是如此，電影導(dǎo)演剪接影片、科學(xué)實(shí)驗(yàn)的進(jìn)行、軟體工程師編寫(xiě)程式代碼、一個(gè)專題的演講等，都需要一定的”最小完整時(shí)間”。尤其是和他人互動(dòng)更是如此，若始想花十分鐘，想和他人作一個(gè)有效的溝通，那真的是白費(fèi)力氣。想和他人建立好一次良好的人際互動(dòng)，至少要花一個(gè)小時(shí)以上，才能進(jìn)入”深談”的狀況。這些工作，如果中途被打斷，那是一個(gè)時(shí)間上很大的耗費(fèi)，常常代表要重新再來(lái)一次。
迷思之三：工作場(chǎng)合閑談無(wú)益
杜拉克認(rèn)為，大型機(jī)構(gòu)中，若是高階主管期望內(nèi)部的知識(shí)工作者有所表現(xiàn)，一定要定期抽出時(shí)間和他們討論以下問(wèn)題
1 你認(rèn)為高層人員應(yīng)該了解你工作的哪些部份？
2 你對(duì)我們這個(gè)組織的看法？
3 你覺(jué)得組織還有哪些尚未開(kāi)拓的機(jī)會(huì)？
4 你覺(jué)得我們還有哪些上為察覺(jué)的危機(jī)？
5 你希望從我的身上知道些什么？
這些”閑談”，不管在政府、企業(yè)、學(xué)術(shù)及軍事單位，都有其必要。而且在交談的過(guò)程中，要不急不徐，讓人覺(jué)得”我們有無(wú)限的時(shí)間來(lái)討論”才有成效，因?yàn)槿穗H及工作關(guān)系確實(shí)相當(dāng)費(fèi)時(shí)，太匆忙了，反而會(huì)產(chǎn)生反效果。但是這樣的人際互動(dòng)，隨著組織人數(shù)的增加，需要的時(shí)間也增加，這樣子用于生產(chǎn)的時(shí)間就減少了。
迷思之四：管理人員有比較多的時(shí)間用于工作本身上
一般人認(rèn)為，只要當(dāng)上主管，就可以命令其他人做事情，自己的自由時(shí)間就增加了，其實(shí)不然；管理人員和第一線的員工不同，他需要花更多的時(shí)間和不同部門及上級(jí)長(zhǎng)官溝通，也就是說(shuō)人際互動(dòng)的量增加了。如迷思三提到，溝通相當(dāng)費(fèi)時(shí)，會(huì)造成生產(chǎn)時(shí)間的降低。也因此，主管特別需要時(shí)間管理，因?yàn)樗鎸?duì)的時(shí)間問(wèn)題，比起第一線員工復(fù)雜許多。
因此管理人員要在工作上做的杰出，就不能乞求安逸，要不就是投入更多的時(shí)間來(lái)工作，或者就是要善用時(shí)間管理的方法，將剩余有限可以自由運(yùn)用的時(shí)間作更好的運(yùn)用，不然絕不可能成為一個(gè)優(yōu)秀的主管。
迷思之五：決策快速可以省下時(shí)間
“有效的管理者，凡是遇到人事問(wèn)題，總是決定的很慢，而且長(zhǎng)需經(jīng)過(guò)多次考慮，才能拍板定案”
–彼得.杜拉克
組織的人數(shù)越多，有關(guān)人事的決策也越多。許多管理人員忽略，人事決策所需要的”最小完整時(shí)間”大的驚人，因?yàn)槿耸聸Q策牽涉的因素非常的多，需要較長(zhǎng)、持續(xù)、不受打擾的時(shí)間才能做好。
例如某一個(gè)專案小組成立，里面的成員應(yīng)該有哪些？新成立的單位，應(yīng)該指派哪位主管？某一個(gè)員工很有行銷的才能，卻沒(méi)有工廠管理的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)不應(yīng)該給他升遷，或要升遷另外一個(gè)沒(méi)有行銷經(jīng)驗(yàn)的人？
人并不是設(shè)計(jì)作為一個(gè)組織的”資源”，因此任何人都很難完全符合組織內(nèi)的職位要求，人又不是能夠隨意修改及更新的，所以每一個(gè)職位只能找到大致上合適的人，但是組織需要人才在正確的位置上，才能推動(dòng)工作，因此在人事的決策上，我們需要較長(zhǎng)時(shí)間的思考及判斷。
結(jié)論
我們看過(guò)了五個(gè)組織內(nèi)時(shí)間運(yùn)用的迷思，就知道時(shí)間管理系統(tǒng)對(duì)組織內(nèi)的人們特別重要，因?yàn)闀r(shí)間管理系統(tǒng)是一種杠桿，用較少的時(shí)間，但是達(dá)成較高的生產(chǎn)力。
有限的時(shí)間內(nèi)，一個(gè)人只能想他已經(jīng)知道的，只能作他曾經(jīng)作過(guò)的事情。然而現(xiàn)在組織必須面臨的不斷創(chuàng)新的挑戰(zhàn)，所以勢(shì)必要使用大量的時(shí)間資源，若是沒(méi)有一套良好的系統(tǒng)，就會(huì)耗費(fèi)更多的加班時(shí)間，讓其他生活的領(lǐng)域受到影響。我們投資于學(xué)習(xí)于時(shí)間管理的時(shí)間，對(duì)我們節(jié)省時(shí)間有很大效益，希望大家一定要知道自己時(shí)間跑到那里去了。
這堂課是我們”了解時(shí)間花用在何處”這個(gè)章節(jié)的第一階段，我們下一堂課，我們要討論的是如何紀(jì)錄好自己的時(shí)間？
本文來(lái)自：逍遙右腦記憶 http://yy-art.cn/chenggongxue/3969.html
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