我們想要減少工作時(shí)間的浪費(fèi)，我覺(jué)得要從降低溝通耗時(shí)下手，現(xiàn)代社會(huì)，需要大量、高品質(zhì)的溝通。但是，溝通也常常耗費(fèi)大量時(shí)間，永錫覺(jué)得應(yīng)該多思考如何我們自己溝通的方式，減少不必要的耗時(shí)。我們今天要談的主題是，處理郵件時(shí)間降低、減少打電話的時(shí)間，這就開(kāi)始吧。

（1）處理郵件時(shí)間降低

現(xiàn)代人溝通成本最低、最方便的工具之一就是電子郵件，但是許多人也耗費(fèi)許多時(shí)間在電子郵件的閱讀及處理上（或完全不看）。以下幾個(gè)建議是我自己實(shí)戰(zhàn)的心得，也提供大家參考

a 關(guān)掉即時(shí)通軟體及郵件軟體的提醒聲音:
這樣子工作時(shí)的注意力才不會(huì)中斷，關(guān)掉后，我覺(jué)得心情輕松許多，大家不妨試試。

b 減少每天檢查email次數(shù)：
永錫每天在固定的時(shí)間檢查email，例如早上九點(diǎn)、下午兩點(diǎn)。雖然降低檢查email次數(shù)，但是一進(jìn)入信箱，就要求自己要把email都處理完，才離開(kāi)，這也是一種批次處理的觀念。

c 將email內(nèi)容寫(xiě)的很清晰：
這樣子可以避免別人看不懂，又發(fā)了一封email詢問(wèn)，增加不必要的信件數(shù)量。太長(zhǎng)的信件一定要分成幾個(gè)重點(diǎn)，讓閱讀者讀起來(lái)輕松，寫(xiě)完后自己要再讀一次，避免詞不達(dá)意，及看看有沒(méi)有要補(bǔ)充的事情，這樣的方式反而節(jié)省許多不必要溝通時(shí)間。

d 不開(kāi)轉(zhuǎn)寄的信件：
有些朋友會(huì)寄發(fā)大量的轉(zhuǎn)寄信件（有趣的文章、投資資訊），若不想看，可以用email信箱里面的篩選器或郵件規(guī)則，將之分類到垃圾信件，或請(qǐng)朋友不再寄發(fā)。值得讀的信或資料，轉(zhuǎn)到to read list資料夾，有空時(shí)慢慢看，不要放在收件匣內(nèi)。

e 找一個(gè)垃圾郵件過(guò)濾功能強(qiáng)的email服務(wù)：
我所用的gmail服務(wù)及apple的mail程式都有很好的垃圾信過(guò)濾功能，以前用的yahoo.tw信箱垃圾信過(guò)濾的功能不佳。

f 建立自己的通訊錄，批次寄出信件：
利用通訊錄，可以分類批次寄出信件，除了可作個(gè)人行銷外，還可以節(jié)省大量時(shí)間。

g 清空收件匣：
我的email信箱收件匣的部份會(huì)盡量清空，這樣子一開(kāi)email才不會(huì)看不清哪些是還沒(méi)處理的事情。無(wú)法立刻完成的事情放到to do list資料夾，要閱讀的東西放在to read的資料夾，要用別的方式處理的事情（電話，自己動(dòng)手）的事情放到自己的行動(dòng)清單，徹底清空收件匣。這樣子一開(kāi)email永遠(yuǎn)只有最新的信件在里面，也可以省下許多辨識(shí)的時(shí)間。

h 學(xué)習(xí)電子郵件篩選器或郵件規(guī)則：
設(shè)定一些篩選信件規(guī)則，在信件收到的同時(shí)，一些信件就可以分到垃圾信件區(qū)，減少要處理的時(shí)間。永錫會(huì)將一些朋友的轉(zhuǎn)寄信件、網(wǎng)站發(fā)出的廣告信件、新聞設(shè)成規(guī)則處理，自動(dòng)送到不同資料匣，檢少要處理的信件數(shù)量。

電子郵件是個(gè)重要非同步溝通工具，但是要有良好運(yùn)用方式，才不會(huì)一點(diǎn)一滴偷走我們寶貴時(shí)間。

（2）減少打電話的時(shí)間

時(shí)間管理專家曾經(jīng)統(tǒng)計(jì)過(guò)浪費(fèi)時(shí)間的前15個(gè)原因，其中第一名就是電話干擾。其實(shí)，由于運(yùn)用許多工具來(lái)溝通，永錫打電話的數(shù)量越來(lái)越少。事前將雜事做好加工 處理的工作，確實(shí)可以減少打電話的數(shù)量及通話時(shí)間，但是仍然需要有一些打電話的方法，我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 擁有完整的通訊錄：
很多人都沒(méi)有在電腦中建立通訊錄的習(xí)慣，通常使用手寫(xiě)的通訊錄，或者是手機(jī)內(nèi)的通訊錄，重復(fù)謄寫(xiě)或換手機(jī)時(shí)，常常就漏失了重要的電話。若能善用電腦中的通訊錄軟體，一來(lái)可以和手機(jī)做同步，不需重復(fù)輸入，二來(lái)搜尋快速，就算通訊錄量多也不怕（與我的通訊錄為1200 筆）。永錫收到名片時(shí)，如果是重要的，就會(huì)打字到自己的通訊錄，以便日后聯(lián)絡(luò)，雖然比較耗時(shí)，但是相當(dāng)重要。這是一個(gè)自我行銷的時(shí)代，通訊錄就是最好的行銷輔助工具。

b 善用免持聽(tīng)筒功能：
一般辦公室電話有一個(gè)很好用的功能”免持聽(tīng)筒”（見(jiàn)上圖紅框處），可以讓我們等待對(duì)方接聽(tīng)電話時(shí)，空出雙手繼續(xù)處理事情，增加效率。

c 批次打電話，規(guī)劃交談的內(nèi)容：
列好電話清單，一次打多個(gè)電話；打電話前先規(guī)劃一下要講的重點(diǎn)，都可以節(jié)省實(shí)際通話的時(shí)間。老婆常常提醒我要先想清楚自己要問(wèn)的問(wèn)題在和別人請(qǐng)益，這樣又尊重對(duì)方，又能省下雙方時(shí)間。

d 電話旁邊要準(zhǔn)備紙筆：
交談時(shí)，難免有要紀(jì)錄的資料，要隨時(shí)準(zhǔn)備紙筆在桌上以便紀(jì)錄。電話要固定放在左手邊（左撇子放右手），方便手寫(xiě)紀(jì)錄。

e 善用skype等網(wǎng)路電話：
skype可以大幅降低通訊成本，我常常運(yùn)用skype打國(guó)際電話，現(xiàn)在還有一種skype pro功能，讓我們打國(guó)內(nèi)的長(zhǎng)途電話也很便宜。

f 改變習(xí)慣將”你好嗎？”問(wèn)候式的話語(yǔ)改變：
接到電話時(shí)說(shuō)”我有什么事情可以為您服務(wù)。”這樣的話語(yǔ)減少打招呼的時(shí)間，是一種不錯(cuò)的節(jié)省時(shí)間方式。

g 用email或簡(jiǎn)訊取代電話交談：
電話溝通需要兩個(gè)人同時(shí)在場(chǎng)，有時(shí)候簡(jiǎn)單的事情用簡(jiǎn)訊通知，復(fù)雜的事情先寫(xiě)email都可以節(jié)省雙方的時(shí)間。

我們使用電話的習(xí)慣，也可以用20/80法則來(lái)思考，把時(shí)間用在重要的事情上面，這樣才是較好的方式。

結(jié)語(yǔ)
人際關(guān)系維護(hù)和時(shí)間管理，看似兩者有所矛盾，但是我們必須好好的思考自己的溝通系統(tǒng)，這樣才能找出合宜的方法，才能達(dá)成溝通的效果，又能有效運(yùn)用時(shí)間。
 

本文來(lái)自：逍遙右腦記憶 http://yy-art.cn/chenggongxue/4009.html

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to be,to have 時(shí)間管理
永遠(yuǎn)比第一名更努力