小蕓是我家的鄰居,今年考進了北一女中(臺灣最好的女子中學)。這本來是一件好事,沒想到她卻煩惱得要命。
“高中生活和我想象中不一樣!毙∈|說,“同學都是佼佼者,自己在課業(yè)方面當然不能落后,但沒想到社團也要花很多時間。我還想?yún)⒓訆W林匹克數(shù)學競賽,現(xiàn)在忙得連睡覺時間都不夠了。”
于是我向小蕓談起了時間管理這個話題,告訴她解決的方法叫做“吃青蛙”。
“吃青蛙”的概念是我從一本叫做《吃了那只青蛙》(“Eatthat Frog”)的書中得來的。什么是“青蛙”?在時間管理領(lǐng)域有個經(jīng)典的比喻:“青蛙”代表我們面臨的最大、最重要的那一項工作。這件事情會對我們的人生具有正面影響力,但這同時也是我們最容易拖延不做的事情。
讓我們看一看小蕓遇到的問題。
小蕓的所有時間,除了睡覺之外,基本上全都被活動、課業(yè)、社團這些事情占滿了。平時還好說,一旦面臨考試,需要投入在學習上的精力就會增多,但小蕓又不想犧牲活動及社團的時間??這就導致她不得不熬夜應付課業(yè),反而效果不佳。
套用時間管理模型,準備課業(yè)或考試這件事就是小蕓的“青蛙”。小蕓既要功課好,又要不耽誤參加社團及活動,就需要有效地“吃青蛙”。
我針對兩個重點和小蕓分享我的經(jīng)驗。
第一,你要如何吃完一只“大青蛙”?答案是,一口一口吃。
“吃青蛙”當然不是毫無方法。舉例而言,小蕓可以養(yǎng)成每天早起預習功課的習慣,因為早上其他同學都還在睡夢中,往往有一兩個小時自己獨處的時間,沒有人打電話,沒有人會用QQ來騷擾。
這樣就有一個大塊時間能夠?qū)W⒃陬A習當天的功課上?纯垂φn表,今天要上哪些課程,先瀏覽之前的進度,做個復習,再預覽一下老師可能的進度,研讀一下,并把想要提問的問題寫在筆記本上。我相信這樣的習慣一定可以幫助我們面對好一天的課業(yè)。
臺灣知名設(shè)計師姚仁祿老師曾經(jīng)說過,生活就該像邁克爾?喬丹打籃球一樣,看起來是非?焖俚那腥肷匣@,但是他的“快”卻是由無數(shù)個“慢”組合起來的?此茝碗s的工作,事實上可以分解成許多小的行動,我們只要掌握重點,不斷前進,留意時間的流逝,讓自己保持專注狀態(tài),看起來很快的動作,做的時候心境上自然就會覺得很慢。
妥善運用大塊時間,把復雜的工作切割成小行動,可以幫助我們吃下一大只“青蛙”。養(yǎng)成自我鞭策的習慣,建立一個“把分內(nèi)之事做得又快又好”的名聲,是個很有價值的資產(chǎn),值得我們努力。
第二,吃掉的“青蛙”越大,你所得到的活力就越大。
“暢流”(Flow),即一個人完全沉浸于某種活動當中,無視其他事物存在的狀態(tài)。這種經(jīng)驗本身會給人帶來莫大的喜悅,使我們愿意為此付出龐大的代價。
要進入“暢流”狀況有一些要點,例如要有熱身的時間??先做一些小工作,交替做不同的小事。這就好像很多典禮開始之前,會有一些鋪陳的儀式,接著才進入主體活動本身。除此之外,記得要在自己覺得疲倦之前就趕緊休息。最后,我的另外一個經(jīng)驗是,在第二天早上寫日記,回顧一下有哪些做法可以改善,讓下次要吃類似的“青蛙”時,可以有更好的方式。
一次又一次吃掉青蛙的同時,我們也獲得了成就感。不只是因為完成了事情本身,更因為在“吃青蛙”的過程中,我們逐步建立起一套良好的系統(tǒng),得以精益求精。這是一個很好的習慣,持續(xù)這么做,我們會發(fā)現(xiàn)自己完成復雜任務的能力迅速增強,自信也能顯著增加。
在這里我想引入一個“無敵星星”的意象。
有一個電動玩具叫“超級瑪莉”,在瑪莉吃掉無敵星星之后,在一段時間內(nèi)就所向披靡(這類似我們剛剛提到的“暢流”)。這時候瑪莉碰到蘑菇、烏龜、火球這些敵人,都能順利通過,一路往前沖。若我們生活中也吃下無敵星星,雖然工作很多,但是自己處理問題的狀態(tài)特別好,兵來將擋,水來土淹,就算事情蜂擁而至,我們也能輕而易舉地處理好。
運用無敵星星的方法,先讓自己進入可以專注解決復雜任務的狀況,就可以迅速有效地處理手上的“青蛙”,逐步向終點推進。有趣的是,雖然做的是一件很辛苦的工作,我們卻樂在其中。
還是小蕓的故事。
現(xiàn)在是周日上午9點。學姐下午要來家里做客,房間里面還是一團亂;下周六的初中同學會,小蕓是主辦人,電話一個都還沒打;周五放學前,老師要求周一交一個英文報告,現(xiàn)在還沒有頭緒。此時此刻,小蕓面臨著一個碩大的工程:要快點把英文報告做完,電話打完,整理房間;更糟糕的是,現(xiàn)在她覺得非常煩躁,什么都不想做。天哪,救救小蕓吧。
這時候我們需要“無敵星星”來幫忙。問題來了??如何能夠讓小蕓進入無敵星星狀態(tài)呢?
首先,要準備兩個工具,計時器和一張紙。
拿出一張紙,寫下小蕓要做的事情:一個是打電話給初中同學,一個是寫周一要交的英文報告,一個是整理房間。列好之后,在每一項的后面分別寫下5、10、20三個數(shù)字。小蕓知道,寫英文報告對她而言是最重要、最困難卻最不想做的一件事??嗯,這就是小蕓今天要吃掉的“青蛙”。
開始“無敵星星”第一階段,在計時器上設(shè)定5分鐘,開始計時,F(xiàn)在小蕓就可以去打電話通知需要參加聚會的同學了??完成多少都沒關(guān)系,直到計時器發(fā)出停止的鈴聲。由于打電話這件事只做了5分鐘,所以完成第一步很容易。
之后就切換成英文報告,也是寫5分鐘就好,因為我們的目的是做好進入“無敵星星”前的熱身。有人說5分鐘哪能做什么?事實上,小蕓可以閱讀一下背景資料、打開電腦、搜尋相關(guān)資訊等等,這些事情算在一起花不到5分鐘就能搞定,順利完成第二步。
接下來開始整理房間。同樣只有5分鐘,所以做起來也應該不難,完成第三步。到這里小蕓已經(jīng)熱身完畢,可以進入第二個階段了。
“無敵星星”第二階段,將計時器設(shè)置成10分鐘,開始打同學會電話。很奇妙,小蕓覺得這次的難度會低得多,打起電話也越來越順,和同學談笑風生,聯(lián)絡(luò)交流各種訊息。
10分鐘之后,寫英文報告。這次心情輕松多了,打字越來越快,還不時想到許多新點子,小蕓幾乎停不下來,直到計時器發(fā)出“嘀嘀”的聲音。是的,小蕓這時候已經(jīng)進入“無敵星星”狀態(tài),動作開始快了起來,而且越來越專注。
接下來是整理房間的10分鐘,這時候因為進入了“無敵星星”狀態(tài),小蕓的動作也非常利索,而且心情很輕松。
“無敵星星”第三階段,小蕓繼續(xù)交替完成打電話、寫英文報告、整理房間的任務。這次每項任務有20分鐘的時間,因此她一下子就打完所有的電話,整理好房間,只剩下英文報告還沒有完成。小蕓稍微休息了一下,之后一鼓作氣把英文報告完成了,順利吃掉了今天的“青蛙”。
為什么小蕓會進入“無敵星星”狀態(tài)呢?
心理學認為,人的頭腦存在著意識和潛意識兩個部分,例如第一階段中要寫的英文報告,雖然一開始只做了5分鐘準備動作,但我們在做其他事情(打電話及整理房間)時,潛意識也在不斷搜索之前寫報告的經(jīng)驗,整合相關(guān)信息,做好了接下來要如何繼續(xù)寫下去的準備。到了第二階段,我們就能夠列出一些報告的內(nèi)容,到了第三階段,自然就有更多潛意識搜集到的資料,幫助我們順利完成任務。
在整個運用“無敵星星”技巧做事的過程中,切換工作項目等于是休息,因此讓我們保持狀態(tài),持續(xù)地做下去。不過也要記住,應該適當?shù)胤潘梢幌拢?0分鐘站起來走一走,喝喝水,看看窗外??因為心理上雖然不疲憊,但是身體還是會受不了的。
吃青蛙的三條黃金法則
吃青蛙法則一:如果每天早上要做的第一件事就是吃掉一只活青蛙的話,那么你會欣喜地發(fā)現(xiàn),這一天里再沒有什么比這個更糟糕的事情了。
??“活青蛙”代表了那些對個人而言最重要的任務,如果不積極采取行動,就可能因為它而耽誤時間和機會。當然,這樣的任務也會對你的個人生活產(chǎn)生很積極的影響。
吃青蛙法則二:如果你必須吃掉兩只青蛙,那就先吃掉那只長得丑的。
??如果你面臨兩項重要的任務,那么應該先處理更重要的那一項。將“吃活青蛙”當做對自己的一次考驗、一個挑戰(zhàn)。面對任務時,要抵制住“先易后難”的誘惑,時刻提醒自己,每天要做的最重要的決策就是決定先做什么,后做什么。
吃青蛙法則三:如果你必須吃掉一只活青蛙,那么即使你一直坐在那里盯著它,也無濟于事。
??改善業(yè)績、提高工作效率的關(guān)鍵在于,每天早上要做的第一件事情,就是對你來說最重要的那件事情,養(yǎng)成這樣的習慣并終生保持。不假思索就“吃掉那只青蛙”,是幫助你早日實現(xiàn)人生目標的積極力量。大量研究表明,那些薪水豐厚、晉升很快的人有一個共性,那就是“說做就做”。大凡事業(yè)有成、做事高效之人往往能夠直奔主題,選擇那些最重要的工作,一心一意、持之以恒去完成。
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