每個人都有過這樣的感覺：自己一直很努力、很忙碌地工作，并沒有將大把的時間浪費(fèi)在悠閑的下午茶上，然而每每遇到需要解決的問題，一番“拼搏”之后，時間因素仍然會成為最大的障礙，以致久而久之心懷疑問??為什么我的時間總不夠用？

并非只有發(fā)呆空想才會消耗時間，也并非時時刻刻繃緊發(fā)條就能提高效率“用”好時間只是其一，事先籌備與合理規(guī)劃更可以減少浪費(fèi)、避免陷入“欲速則不達(dá)”的尷尬解決方案是從細(xì)微處著眼改進(jìn)

本文提出9件“小事”可以幫助你改善自己的，它們小到可能從來不被注意，但卻正是多數(shù)人長期徘徊在緊張局面的“癥結(jié)”所在

整理桌面

人們總會在一段時間之后，一次性地將自己的桌面從雜亂無章整理得井井有條但通常實(shí)際上只是將東西重新擺放一遍、“面子上過得去”而已，一旦需要找出某些特定的物品，仍不免翻箱倒柜

問題關(guān)鍵在于人們沒有一定的操作原則，因此很難找到自己所需，這使得許多人每天要花費(fèi)一個小時左右來查找文件因此形成良好的文件處理習(xí)慣相當(dāng)重要，如果能夠及時閱讀并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)原則歸檔、轉(zhuǎn)交相應(yīng)人員或直接丟棄，那么案頭的“常駐”文件就會大大減少

簡單地隨手堆砌決不是所謂的整理桌面，妥善處理任何送到手邊的文件才是有效的手段正如管理哲學(xué)大師亨利.法約爾早在19世紀(jì)初就建議的那樣：無論人或物，都應(yīng)各有其所，亦應(yīng)各在其所這樣的建議適合于生活的方方面面，而不僅局限于桌面

養(yǎng)成及時預(yù)覽習(xí)慣

當(dāng)今信息爆炸的結(jié)果是人們根本沒時間接受所有的信息，而同時卻又有人為找不到需要的信息而苦惱有人喜歡把大量尚未瀏覽過的閱讀材料放成一堆或幾堆，更有甚者還可能會在身邊存放好幾箱讀物，導(dǎo)致要讀的東西堆積如山，最終完全沒有興趣，也沒有時間去閱讀

處理資料最為有效的方法是在收到后立即預(yù)覽對于訂閱刊物，預(yù)覽中可以把感興趣的文章摘出，而其余的則可以丟掉或再收集封存起來摘出的文章單獨(dú)放在一起，可以細(xì)細(xì)品味對于技術(shù)參考性材料也大可不必逐字逐句閱讀每篇文章，用略讀方式快速瀏覽，在關(guān)鍵細(xì)節(jié)上作出標(biāo)注、筆記后歸檔保存，以便日后參考而對于通知等具有時效性的材料，抽出時間仔細(xì)閱讀是必要的，但過期后就應(yīng)及時清理

管理電子文檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐步成為辦公核心設(shè)備，但即使具備更強(qiáng)大的搜索能力，許多人仍然會為了尋找需要的文件而花費(fèi)半天按照文件主題清晰標(biāo)明文件名，設(shè)置合理的目錄樹會為今后開展工作節(jié)省大量的時間，這對于圖片、音視頻等非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容更加關(guān)鍵

另外，電子郵件管理是另一項(xiàng)保證時間安排不被打亂的工作隨時而來的電子郵件常常分割了人們原本完整的工作時間，從其他工作轉(zhuǎn)向去閱讀、回復(fù)郵件會降低效率，并會因處理郵件而導(dǎo)致其他工作無法按時完成，以致這種本用來簡化生活的信息技術(shù)卻常常會占用使用者整天的時間建議關(guān)閉郵件到達(dá)消息通知，重新規(guī)劃郵件處理頻率，設(shè)定好一個時間，養(yǎng)成每天在完成一個階段的工作后，統(tǒng)一對郵件進(jìn)行處理的習(xí)慣

做出任務(wù)清單

不論是使用在高科技時代稍顯落后的紙筆，或者利用先進(jìn)的PDA，列出一份結(jié)合任務(wù)清單的日程安排表都不失為一種改善執(zhí)行效率的有效方法，它可以幫助人們有效地關(guān)注、跟蹤需要完成的事情在一天中，不時回顧這份清單并把已經(jīng)完成的項(xiàng)目劃掉，就可以對工作進(jìn)度一目了然，并保證完成最重要的事情

總是忙忙碌碌并不說明效率高，因?yàn)檫@并不意味著你把時間用在了處理重要任務(wù)上

在剛開始制作任務(wù)清單的時候，可能會覺得制作過程相當(dāng)麻煩，甚至也有浪費(fèi)時間的嫌疑但在習(xí)慣之后，一個提示重要事項(xiàng)的列表僅用三言兩語、三五分鐘即可完成，或者直接印在頭腦中關(guān)鍵是，拿出一點(diǎn)時間來規(guī)劃更多的時間 學(xué)習(xí)方法指導(dǎo)，這很值得

控制會議

隨著業(yè)務(wù)會議的增加，對之有效管理以保證工作效率顯得至關(guān)重要而且因?yàn)闀�議必須占用所有參會者的時間，這種影響甚至大于電子郵件管理會議最簡便的一種方法是對之分門別類，盡量做到集中和統(tǒng)籌，這有助于降低話題重復(fù)占用時間并提高會議效率

要特別重視會議的準(zhǔn)備和組織環(huán)節(jié)，關(guān)注細(xì)節(jié)安排，以免因提前準(zhǔn)備不足而致使會議拖延，每個推遲的會議都會對企業(yè)造成波浪效應(yīng)，使許多計(jì)劃被迫更改或者后續(xù)的會議要順次拖延

另外，雖然會議起始和結(jié)束時間理論上應(yīng)該做到守時，但在會議間安排一段間隔可以讓組織者從容應(yīng)對特殊情況，這樣的間隔可以是15分鐘或半小時，不但具備“緩沖”作用，而且還可用來整理上一節(jié)會議記錄并對下個會議進(jìn)行準(zhǔn)備

設(shè)定休息時限

不論什么原因，如果你覺得眼下確實(shí)難以繼續(xù)手頭的事情而想稍微“走個神兒”的話，那么勉強(qiáng)坐在座位上反而會對不起自己的時間這種時候，不妨給自己設(shè)定一個合理的時段（例如15分鐘），然后離開當(dāng)前環(huán)境放松一下，稍微起身活動或者聽一首歌在自己設(shè)定的時間內(nèi)，暫時不去想工作，甚至也不必去想“還有幾分鐘就要回去”這樣煩人的問題不過，一旦認(rèn)為自己狀態(tài)恢復(fù)，那么就應(yīng)盡快把時間用到該用的地方上去

注意聯(lián)絡(luò)技巧

盡管電話通信是偉大的發(fā)明，但其效率并不高，許多時間花費(fèi)得毫無收益：最近的調(diào)查顯示，人們有效的通話時間僅占電話總使用時間的20%

為了增大聯(lián)系成功率，最好在工作日的早晚打電話，而不是在中間，因?yàn)檫@是安排見面的黃金時間，別人很可能會事務(wù)纏身或者通過留言電話或手機(jī)短信來傳遞信息，而并不總是需要直接和對方通話，但留言務(wù)必言簡意賅，當(dāng)留了信息之后，給對方一個建議回電的時間會有更好

降低客人滯留時間

開放辦公區(qū)政策時常引來不速之客，其中有些可以在他們進(jìn)入辦公區(qū)之前就拒之門外但如果對方結(jié)束了業(yè)務(wù)而且還遲遲沒有離開，則有許多微妙的非語言技巧：最簡捷的方法是站起來，引導(dǎo)對方走向門口，表示談話和來訪的結(jié)束；此外，還可以用諸如“那么，還有什么事嗎”或“你走之前”等暗示性的詞語來結(jié)束會晤

合理利用等待時間

許多任務(wù)都可以利用等待時間完成，或者更簡單的辦法是在等待中處理信息，比如把正在閱讀的材料帶上隨時閱讀一些，可以有效利用等待時間人們往往不會留意等待所花費(fèi)的時間，如：開會時等待其他人到場或上線，對這種等待時間加以適當(dāng)規(guī)劃就能夠完成更多工作對于零散的等待時間，切記積少成多的原則，人們常常覺得幾分鐘的節(jié)省不足為奇，但如果每天節(jié)省5分鐘，那么一年下來所節(jié)省的時間就相當(dāng)可觀了

以上是"九個基礎(chǔ)的時間管理知識"的內(nèi)容，本文的主題是“開放辦公區(qū)政策時常引來不速之客，其中有些可以在他們進(jìn)入辦公區(qū)之前就拒之門外但如果對方結(jié)束了業(yè)務(wù)而且還遲遲沒有離開，則有許多微妙的非語言技巧：最簡捷的方法是站起來，引導(dǎo)對方走向門口，表示談話和來訪的結(jié)束；此外，還可以用諸如“那么，還有什么事嗎”或“你走之前”等暗示性的詞語來結(jié)束會晤”

本文來自：逍遙右腦記憶 http://yy-art.cn/xuexi/74524.html

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