杜絕干擾：簡單的事情重復(fù)的做及批次處理

杜絕干擾：簡單的事情重復(fù)的做及批次處理日期：10-27 2014 時(shí)間管理 2014:350次

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每天早上，永錫六點(diǎn)鐘起床，用過早餐后，經(jīng)典晨讀名著，寫完晨間日記，就開始寫部落格文章，平均一天有一篇或更多文章發(fā)表。許多人都很佩服我寫文章的毅力及速度，但是這就是重復(fù)的工作重復(fù)的作。只是我用定期（每天）作一樣的事情（寫部落格文章），長久下來，就把自己的文筆鍛煉出來。寫完文章，永錫一面讀文章貼到各個(gè)發(fā)表文章的部落格及討論區(qū)，一面檢閱一下讀者對文章的回應(yīng)，批次處理，寫好讀者的回應(yīng)（我每一個(gè)讀者都會回），再一起貼到討論區(qū)中。就這樣日復(fù)一日，寫文章及讀取回應(yīng)，讓我寫文章的功力和時(shí)間管理的知識每日遞增。

這就是永錫的基本功：簡單的事情重復(fù)的做及批次處理，我?guī)缀醵技�中在每天早晨的時(shí)間中完成，利用早起的時(shí)間，每天作兩三個(gè)小時(shí)，連續(xù)不斷，完成后時(shí)間是九點(diǎn)或十點(diǎn)，之后再繼續(xù)處理一天其他的事務(wù)。任何工作，都有不可必避免的暖機(jī)時(shí)間，在重要的事情被打斷后，心理上要回到原來的狀況需要時(shí)間，所以我寫文章都利用最不容易被干擾的早晨時(shí)間。

我們今天討論的就是用降低干擾及批次處理的方法，我們這就開始吧。

備注：永錫目前發(fā)表文章的地點(diǎn)有：

臺灣：twhsi’s blog 、PTT BBS時(shí)間管理版 、涌泉?jiǎng)?chuàng)投俱樂部 、富爸爸．創(chuàng)業(yè)模擬商學(xué)苑 、落實(shí)第八個(gè)習(xí)慣＋感動(dòng)論壇

大陸：新浪博客 、我學(xué)網(wǎng) 、棲息谷 、hi!PDA 、GTD LIFE論壇 、海內(nèi)

（1）降低干擾的方法

干擾是現(xiàn)代社會工作常常遇到的困難，電話、老板、MSN、同事等，都會讓我們中斷工作，但是中斷之后，卻很難回到原來的心理狀況，因此降低我們的效率，今天我們也討論一些降低干擾的方法。

a 時(shí)間日志：

看了RANDY最新的時(shí)間管理演講 后，永錫就開始使用時(shí)間日志來紀(jì)錄我的工作時(shí)間及事項(xiàng)。經(jīng)過一段時(shí)間的試用，我發(fā)現(xiàn)就算工作被打斷，還是很容易讓自己抓回原來的做事狀況。工作日志是以 15分鐘為紀(jì)錄單位，當(dāng)我們分心了，只要提醒自己看一下日志，就發(fā)現(xiàn)自己在這段時(shí)間內(nèi)分心，便能迅速就會要求自己回到工作狀況。

b 關(guān)閉MSN或QQ

我已經(jīng)不用即時(shí)通訊軟體很久了，因?yàn)檫@是一種同步的溝通，相當(dāng)耗時(shí)，相反地，永錫開始大量利用部落格、論壇、SNS網(wǎng)站（facebook、海內(nèi)）、email來溝通，這些都是非同步溝通。若是一個(gè)小時(shí)內(nèi)我們會被干擾四到五次，心理就需要在一小時(shí)內(nèi)在線上聊天及工作情緒兩種狀態(tài)中切換四到五次，工作效率必然大打折扣。我的建議是，至少上班或讀書時(shí)間，關(guān)掉您的MSN或QQ吧，最好的狀況當(dāng)然是不用這種溝通工具。

c 重要的事情用早晨的時(shí)間完成

永錫養(yǎng)成每天六點(diǎn)早起的習(xí)慣已經(jīng)三年了，從六點(diǎn)到九點(diǎn)就是我的一天最高效工作時(shí)間，一般人九點(diǎn)上班時(shí)，我可能已經(jīng)處理了一天中25％以上的事情，而且是最重要的事情。在這三個(gè)小時(shí)的時(shí)間里，沒有工作、家人及電話的干擾，四周相當(dāng)安靜，是我一個(gè)人獨(dú)處的時(shí)間，因此工作的效率相當(dāng)高。為了激勵(lì)自己早起，我也參加好友阿信發(fā)起的巴布早安團(tuán)，用群體的力量來激勵(lì)自己，持續(xù)早起的習(xí)慣。

巴布早起團(tuán)：

總而言之，遇到干擾在所難免，但除了降低工作中干擾的次數(shù)，從干擾中迅速切回，也是我們要練習(xí)的基本功，我們一起加油。

（2）批次處理的方法應(yīng)用

昨天去參加好友阿寶哥在元智大學(xué)【打造個(gè)人品牌、成就人脈達(dá)人】的演講，聽到一句話”復(fù)雜的事情簡單化,簡單的事情重復(fù)做”覺得用在時(shí)間管理相當(dāng)?shù)挠行АＶ貜?fù)的做就是批次處理，我也分享些我的應(yīng)用方法和大家共勉。

a 外出批次處理

昨天早上外出辦事，跑了四個(gè)地方，送褲子去修補(bǔ)、去以前工作的幼稚園處理一些事情、到銀行領(lǐng)錢，并幫老婆查清帳戶余額、到青商會辦公室繳交資料并協(xié)調(diào)事情，跑了四個(gè)地點(diǎn)，卻只花了一個(gè)半小時(shí)，處理了十多件左右的事情。這就是外出的批次處理，永錫前一天就整理所有要外出才能辦理的事情，寫在紙張上，開始跑行程前看一遍，就開始處理事情。

b 打電話批次處理

由于參加青商會，常常會有需要電話聯(lián)絡(luò)大批會員的機(jī)會（通常是拜年或邀請出席活動(dòng)）。永錫遇到這個(gè)狀況，都會事情擬出要講的話，及要打電話的清單，限制自己接下來半或和一小時(shí)內(nèi)要專心打電話。先擬出要講的話，就可以節(jié)省許多打電話的時(shí)間，專注于要通知的事情上，限制通話的時(shí)間，可以讓自己簡單扼要打完電話，長話短說，這樣子讓我們的效率可以增加。

c 人脈整理批次處理

參加活動(dòng)常常收到大量名片，永錫也采用批次處理，名片最重要的資料就是姓名、email、手機(jī)，由于我是手動(dòng)輸入（重要的人才輸入），所以我會限定時(shí)間統(tǒng)一處理。整理完后并寄出個(gè)別的電子郵件，感謝對方參加活動(dòng)或幫助我們的事情。除此之外，我利用部落格、論壇、SNS網(wǎng)站（facebook、海內(nèi)）搭建出自己的人脈平臺，由于永錫喜歡寫文章，就藉此各地的朋友交流，并在對方留言在自己文章時(shí)，一一回覆。一方面利用這些平臺每天接觸到許多新的朋友，舊朋友偶而看看部落格就會知道永錫的最新訊息。

d 清空收件匣及加工處理

永錫自己是用PDA中的涂鴉軟體收集雜事，收集數(shù)量到一定時(shí)，我會利用一小段時(shí)間（約20-30分鐘），拿起紙筆，首先，加工處理雜事成行動(dòng)，之后，將行動(dòng)用心智圖的方式分門別類寫下來（寫重要的部份）。這個(gè)方法可以在不同的場合下進(jìn)行。有時(shí)陪小孩上才藝課、看卡通、打電玩的時(shí)候，外出等人的空檔，搭乘交通工具之際，一下子就把自己近期事項(xiàng)規(guī)劃好，相當(dāng)實(shí)用。

e 定時(shí)批次處理

我每天寫一到兩篇文章，一年就可以寫300篇以上的文章，我每天寫日記，目前已經(jīng)累積719篇晨間日記了。每天早上定時(shí)寫文章及日記就是定時(shí)批次處理。一開始雖不簡單，日積月累下來就不難，簡單的事情重復(fù)做，就成了習(xí)慣，內(nèi)化成第二天性 初中英語。當(dāng)然不是要每個(gè)人適合用寫文章的方式，自己要找自己合適的方法。但是每一個(gè)人若要有所成就，一定做一個(gè)活得淋漓盡致的人，這樣的人在日語里面就稱為”達(dá)人”，永錫的目標(biāo)就是成為時(shí)間管理達(dá)人。

f 每周檢視

每一周永錫都會找時(shí)間做一下自我檢視的工作，看看一周來的日記、文章，規(guī)劃一下下一周的重要事項(xiàng)，排排行事歷，這樣的習(xí)慣也已經(jīng)持續(xù)五年了，對我有很大的幫助。這五年下來，我做事遲疑的時(shí)間減少了，也達(dá)成許多以前所夢想，卻做不到的事情，開拓了自己的新事業(yè)。檢視前一周，規(guī)劃下一周，是時(shí)間管理中很重要的一環(huán)，建議大家在培養(yǎng)時(shí)間管理習(xí)慣時(shí)，要優(yōu)先養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣，這樣的益處是，可以讓我們以較長一點(diǎn)的視野看看自己做的事情，讓自己時(shí)間資源的分配更加妥當(dāng)。

結(jié)語

我們其實(shí)要養(yǎng)成一種能力，也就是把一些好的事情，轉(zhuǎn)變成自己例行的流程，這樣才是”復(fù)雜的事情簡單化,簡單的事情重復(fù)做”。復(fù)雜的事情簡單化才能讓我們會想要持續(xù)做這件事情，簡單的事情重復(fù)做，才能產(chǎn)生持續(xù)行動(dòng)造成的綜效（SYNERGY ），這就是林偉賢老師在Money&You課程中提到的成功復(fù)利法則。

永錫也自我要求，學(xué)習(xí)阿寶哥，寫一個(gè)月一篇的分享電子報(bào)，檢視自己一個(gè)月來的努力成果，寫成一篇文章，當(dāng)作一個(gè)禮物，送給熟悉的朋友，下一篇預(yù)期是在1/1寫好寄出。

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