時(shí)間管理－－每日計(jì)劃與排程
時(shí)間管理－－每日計(jì)劃與排程日期：10-27 2014 時(shí)間管理 2014:495次 時(shí)間管理－－每日計(jì)劃與排程由 本站還有更多關(guān)于時(shí)間管理方法,高效時(shí)間管理,時(shí)間管理表方面的資料。之前寫(xiě)過(guò)一篇部落格文章，用一張A4紙，輕松做好每日計(jì)劃，受到不少朋友的歡迎，現(xiàn)在這一篇文章，一方面又是接續(xù)如何做好每日計(jì)劃，一方面又是線上課程的一課，相當(dāng)實(shí)用，大家可以認(rèn)真聽(tīng)聽(tīng)。我也分享我的排程原則，共有四點(diǎn)，我們這就開(kāi)始。
（1）兩分以下馬上行動(dòng)
這就是Getting Things Done的作者所提倡的”兩分鐘原則”–兩分鐘之內(nèi)可以完成的下一步行動(dòng)，就要馬上執(zhí)行。
在我們作計(jì)劃時(shí)，記得要預(yù)留一些時(shí)間，因?yàn)槲覀円幻嬗?jì)劃，一面就可以處理完這些兩分鐘內(nèi)就可以解決掉的事情，發(fā)一個(gè)簡(jiǎn)訊，花三十秒閱讀一篇備忘錄，勾選是否參加聚會(huì)的回條，在某人語(yǔ)音信箱留言，花一分鐘瀏覽網(wǎng)站。雖然這件事情并不重要，但若是一定要做的事情，不如現(xiàn)在就做。
在研習(xí)會(huì)時(shí)，很多朋友都告訴twhsi”兩分鐘原則”幫助他們很大，以前的作法是依照優(yōu)先次序來(lái)作，現(xiàn)在用”兩分鐘原則”，往往在任務(wù)開(kāi)始的初期，就開(kāi)始著手處理事情了，雖然只是打打電話、搜尋資料等小事，但是已經(jīng)開(kāi)始推動(dòng)專(zhuān)案了，心理上有很輕松的感覺(jué)。這就是每日計(jì)劃的第一個(gè)原則–”兩分鐘原則 ”。
（2）一日三至五件MITs
MITs就是Most Important Tasks(最重要的事情)，我有一頁(yè)的的每日計(jì)劃中，有八個(gè)空格，可以寫(xiě)下今天對(duì)我最重要的MITs，提醒我要優(yōu)先完成這件事情。每次我作每日計(jì)劃時(shí)，就把今天最重要的事情寫(xiě)上去，例如要寫(xiě)部落格文章，要交一個(gè)即將截稿的企劃，處理財(cái)務(wù)報(bào)表的問(wèn)題，不用太多，提醒我什么事是今天對(duì)我最重要的。
其實(shí)，我們一天內(nèi)只要完成一兩件最重要的事情，就很有收獲了。但是一般人常常做了很多事情，卻沒(méi)能把今天最重要的事情搞定。之前我讀“紫牛2：免費(fèi)力量大”里面提到一句話”要作困難的決定，而不是辛苦的做事情。”。我覺(jué)得這句話就是在講MITs的觀念，在每日生活中，要養(yǎng)成先把最大、最難的工作優(yōu)先處理掉的習(xí)慣，抗拒自己從簡(jiǎn)單事情先做的誘惑。以筆者的經(jīng)驗(yàn)，只要實(shí)行一個(gè)月，我們的工作效率就可以大增。
MITs這個(gè)觀念是我從zen habits里面文章學(xué)來(lái)的，我覺(jué)得相當(dāng)實(shí)用，也介紹給大家。
（3）行事歷與時(shí)區(qū)規(guī)劃
每天我都會(huì)作時(shí)區(qū)規(guī)劃，并且常常用到45/15原則
什么是45/15法則 ？ 將一小時(shí)的時(shí)間分為45分鐘及 15分鐘，前45分鐘撥給需要全神貫注的事情（例如寫(xiě)企劃案，檢討一周計(jì)劃等）；后15分鐘用在可以批次處理但是不需要格外專(zhuān)注的事項(xiàng)上（如看 email，回覆電話、上廁所等），若15分鐘到了，尚為完成留到下一個(gè)15分鐘，并把完整的45分鐘撥給需要全神貫注的事情。這樣子我們?cè)偬幚硎虑闀r(shí)就能夠又把時(shí)間分配給上面提到的MITs，又能夠有效率的處理瑣事。
除此之外，我的每日計(jì)劃的有一面是行事歷，我也會(huì)把一天耗時(shí)很久的行程先寫(xiě)上去，這樣子何時(shí)該做何事就能夠一目了然，可以增加很多的效率。
（4）依照?qǐng)龊吓翁幚?br />“緊急且重要事情”就像是玻璃球，有些事件則像是橡皮球。玻璃球一旦掉落地面就碎成碎片，橡皮球掉到地上，彈了彈，至少?zèng)]有破掉。”這是我從一本>的書(shū)學(xué)到的概念，twhsi常常在研習(xí)會(huì)中分享，大家也很喜歡。
當(dāng)我們檢視完整的行動(dòng)清單，安排今天需要依照?qǐng)龊吓翁幚淼氖虑?學(xué)習(xí)規(guī)律，玻璃球和橡皮球的比喻可以讓我們快速的篩選出哪一件行動(dòng)需要放在每日計(jì)劃中。我們的行動(dòng)清單雖然很長(zhǎng)，但是一定需要今天處理的玻璃球事實(shí)上不多，所以我們的每日計(jì)劃還有足夠的空間，來(lái)應(yīng)付一天之中必然會(huì)出現(xiàn)的突發(fā)狀況。
當(dāng)突發(fā)狀況發(fā)生時(shí)，如果是比較重要的事情，我會(huì)和今天的MITs比較一下哪一個(gè)比較重要，就優(yōu)先處理哪一個(gè)。如果是緊急的事情，就先處理一下，反正每日計(jì)劃的清單還在，處理完緊急狀況，再回頭來(lái)處理計(jì)劃內(nèi)的事情。
結(jié)語(yǔ)
我的皮夾會(huì)隨時(shí)帶者兩張A4紙每日計(jì)劃，一方面隨時(shí)掌控今天的計(jì)劃，有時(shí)間時(shí)還可以規(guī)劃明天。相當(dāng)方便，我也建議大家能養(yǎng)成這個(gè)好習(xí)慣，這樣的益處是，可以讓我們一天的生活能再度回到自己的掌控之中，不需要為了突發(fā)事件焦頭爛額。
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