清單的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)分享

清單的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)分享日期：10-27 2014 時間管理 2014:859次

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這幾天忙著搬家，所以文章的更新慢了，但是，在這次搬家的經(jīng)驗(yàn)中我有許多的體會。昨天老婆和我說，覺得這次搬家比她想像的輕松，覺得我做了很多的事情。其實(shí)，這次的搬家，我確實(shí)也投入許多心力，還用了許多時間管理的技巧在上面，才能有更好的成果。我們今天要討論時間管理中任務(wù)清單及下一步行動清單的實(shí)務(wù)操作，我想到了彼得杜拉克曾經(jīng)說過的一句話“做對的事，比把事情作對更重要”，檢視任務(wù)清單，就是幫助我們找出對的事情，接下來才運(yùn)用下一步清單，把事情作對。找到正確路線了，不論是積極趕路，或者是緩步徐行，都會是在正確的方向上。

　　這些想法，我們運(yùn)用時間管理的工具及方法來落實(shí)，我也分享我自己的經(jīng)驗(yàn)，讓大家參考。

（1）下一步行動清單

　　我目前會利用treo智慧型手機(jī)當(dāng)作收集雜事的收件匣 高三，之后清空收件匣后并加工成行動。但是也有一些小修正，以前我用Diddlebug這個軟體來收集(手寫涂鴉)，目前則是直接打字在treo上面作為收件匣，這讓整個建立下一步清單的流程更加行云流水（我會先打字在slap這個軟體，再傳到下一步清單）。

　　下一步清單，在時間管理系統(tǒng)扮演的角色就像是推土機(jī)，推著我們在已經(jīng)規(guī)劃好的路徑上前進(jìn)。這并不簡單，因?yàn)閱螁位貞?yīng)我們生活中各種事項(xiàng)就不容易了，更何況還要推動任務(wù)及目標(biāo)。但是建立好下一步清單，提供我們一個整體檢視所有行動的角度，而依照場合批次處理，更可以讓我們節(jié)省許多時間，這些多出來的時間，正可以讓我們來執(zhí)行任務(wù)清單上面的事情。

　　我寫上一篇“幸福行動家 線上課程（36）我使用palm的經(jīng)歷”，里面提到我利用Diddlebug來作為收件匣 ，有一位網(wǎng)友“李敖李敖”寫了一段話：

　　“treo的錄入效率如此之高，diddlebug這種錄入后還需二次、三次整理的軟件實(shí)在是多余。”

　　我覺得很有道理，于是嘗試改用直接打字輸入到treo手機(jī)的方式來收集，發(fā)現(xiàn)真的很方便，也推薦給大家參考。想要建立行云流水的工具使用，單單靠一個人的智慧相當(dāng)困難，感謝有這們多喜歡時間管理的朋友一起討論，才能讓我們的時間管理系統(tǒng)不論在理論及實(shí)務(wù)上都能夠持續(xù)進(jìn)步。

（2）任務(wù)清單

　　也有位網(wǎng)友tycho也回應(yīng)任務(wù)清單的文章說：

　　“如果按照twhsi說的只用一張紙的任務(wù)清單，這樣會列出一張比較臃腫的任務(wù)清單。如果不列，只列母任務(wù)一級，太簡單了好像會影響檢視任務(wù)的實(shí)際效果。”

　　這讓我想到，有必要再針對任務(wù)清單的工具部份在做說明。因?yàn)槿蝿?wù)清單的概念，在時間管理的理論上算很新，搭配的工具并不完善，對大家而言也很陌生，以我個人的經(jīng)驗(yàn)，我覺得一個好的任務(wù)清單管理工具要具備以下兩個條件。

a. 所有的任務(wù)一目?然：這樣的好處是，可以整體的角度來看所有的任務(wù)，產(chǎn)生綜效。

b. 要能管理下一步行動：這包括兩個部份，一個是任務(wù)的下一步行動，一個是任務(wù)的補(bǔ)充資料，當(dāng)我們準(zhǔn)備下一步行動及資料，等于是預(yù)先規(guī)劃任務(wù)執(zhí)行，讓我們在推動任務(wù)時，能夠更加的順利。

　　相對于下一步行動清單有如推土機(jī)，需要花上許多時間，在道路上前進(jìn)。任務(wù)清單的角色則有如馬車的駕駛，指出方向，讓馬兒能夠拉著我們往正確方位前進(jìn)，也因此駕駛的工作十分的重要。時間管理系統(tǒng)中，每周檢視就是為了讓我們至少每周一次好好檢視自己所有的任務(wù)，做徹底的思考，修正方向，才能讓我們持續(xù)往正確的方 向前進(jìn)。

　　這也回答了網(wǎng)友tycho的問題，只要我們落實(shí)做好每周檢視，任務(wù)清單的太臃腫就可以刪除一些，太簡單就可以設(shè)立一些新目標(biāo)來執(zhí)行，配合好自己的每周發(fā)生的狀況，調(diào)整任務(wù)清單即可。

（3）任務(wù)的下一步行動

　　任務(wù)的下一步行動和收件匣的下一步行動，兩者不同，但要整合管理好，卻是要花上一些心思。

　　我總共有一個收件匣，兩個清單（下一步行動清單及任務(wù)清單），收件匣及下一步清單都在手機(jī)上，任務(wù)清單則在電腦中。我自己目前的方式是在每周檢視任務(wù)清單 后，將下周主要推動的目標(biāo)放到下一步行動清單中的“本周目標(biāo)”中，這樣子可以讓我隨時掌控下周的目標(biāo)，想到要推動的事項(xiàng)，也可以直接在手機(jī)上面輸入。

　　有些人使用萬用手冊類的紙筆工具，就更方便了，每周檢視任務(wù)清單后，將下周目標(biāo)作為下一步行動清單的一個分類，每天看看每周目標(biāo)，并可以想出合適的行動去推動。

結(jié)語

　　整合一下我們這篇文章的重點(diǎn)

下一步行動清單，結(jié)合場合的概念，讓各個原本單獨(dú)的行動，可以視為一個整體，可以產(chǎn)生綜效的效應(yīng)（例如打電話一起打，效率及品質(zhì)都提高）

任務(wù)清單中，所有的任務(wù)放在一起，可以對多個任務(wù)一起作整體考量，也是一種綜效（檢視時常常會產(chǎn)生一些執(zhí)行目標(biāo)的好點(diǎn)子）

每周檢視時，我都會訂出下周的主要目標(biāo)，并放在下一步行動清單中，這幾個目標(biāo)，也可視為一個整體（周目標(biāo)），產(chǎn)生綜效效應(yīng)

我自己在做時間管理初期時，連下一步清單都管不好，但是一步步的進(jìn)步后，下一步清單就在掌控中了。之后逐漸建立每周檢視的習(xí)慣，并管理好任務(wù)清單，才真正發(fā)現(xiàn)時間管理能對自己有很大的幫助。

　　彼得·杜拉克所說“做對的事，比把事情作對更重要”，雖然只有幾個字，卻道破時間管理的重點(diǎn)——時間管理的目的并不是做事情做很快而已（把事情做對），而是要管好周遭的雜事后，讓自己能夠朝著理想及目標(biāo)持續(xù)的前進(jìn)（做對的事），接下來的文章，我們還會針對任務(wù)清單繼續(xù)討論，加油。

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