我們可以說,時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新等這些看似更為炫目的管理議題,甚至更為重要。
“時間管理”的3個關鍵問題:
·什么事是必須做的?
·如何看待他人?
·如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間?
“你很忙嗎?”我問這個問題得到的答案驚人地一致——忙,通常是有氣無力的回答。我們身處一個異常忙碌的社會,不管是管理者,還是所謂知識工作者或?qū)I(yè)人士,每個人都非常忙碌。
實際上,這背后有三種忙碌:一種是忙碌,但尚未學會管理自己的時間,這些人常常會感覺被近乎瘋狂的時間表逼瘋;一種是忙碌,但已經(jīng)學會應對與取舍;第三種則是假裝出來的忙碌,因為我們幾乎已經(jīng)開始把忙與成功、閑和失敗聯(lián)系到一起。
“你很忙嗎?”經(jīng)常被當作寒暄的話,但很少有人意識到需要重視它背后的“時間管理”。很多時候,時間管理不是被視為一種初級技能,就是被歸入到勵志的范疇,認為主要是精神因素在起作用。在管理領域,勵志的名聲一直不是很好,被認為是巫術一樣的小把戲。
現(xiàn)在,我們必須給予時間管理以應有的重視,我們可以說,時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領導力這些看似更為炫目的管理議題,甚至更為重要。
不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運營都需要由人去做,也就是說,投入他們的時間和精力。對于管理者和專業(yè)人士來說,最大的約束就是時間,他們只有那么多時間。通常,我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時間。管理層如果太多的話,他們可能會相互妨礙工作,因而不得不花大量的時間去處理摩擦與沖突,管理層太多也會阻礙信息的流通。
對于專業(yè)人士來說,更多的人意味著更多的溝通成本,在人數(shù)超過一個很小的數(shù)目時,就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來增加產(chǎn)量,數(shù)量可以是幾千甚至上萬,但對于軟件開發(fā)團隊、咨詢項目團隊,十個人幾乎已經(jīng)是團隊規(guī)模的極限(這里指的是為完成一個具體任務一起工作的團隊)。
在過去,在組織的視線中,沒有時間管理,當然思維中也沒有。時間管理被認為是個人問題,個人應自己去進行時間管理,自己去發(fā)展時間管理技能。在現(xiàn)在,“除了任務目標之外,讓知識工作者自己決定有關工作的一切”這一趨勢更使得組織放棄自己在時間管理上的職責。組織至多是在任務分配時會考慮一下每個人的時間應用情況,這不僅和戰(zhàn)略無關,甚至被認為是最低層次的問題。對于技術知識、管理技能,組織從未持這樣的看法。在這些方面,它們采用內(nèi)部培訓、輔導制度(coach)、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。
瓶頸管理理論認為,改善績效的最佳方法不是改進每個環(huán)節(jié)、每個步驟,而是改進“瓶頸”(最大的約束因素),因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素,更重要的是,過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài),可能忙得沒有時間思考,可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導致嚴重的問題——失去他們,離開或變得“無能”。
如何進行時間管理
給予應有的重要地位,時間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來,我們不是討論具體工具和細節(jié),
而是關注時間管理的一個重要前提準備與三個關鍵問題。實際上,由于時間管理是一個每天都要進行的活動,復雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復雜的解決方案都心存懷疑:“復雜的解決方法是行不通的。”只有直達問題核心,也就是聚焦于關鍵問題,才能進行有效的時間管理。
時間管理的一個重要準備任務是“了解你的時間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋,但它可能會被認為是一個非常簡單的任務,認為簡單回想一下就可以了。需要強調(diào)它的原因正在于此,對于這個問題,我們的“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的差異,甚至完全不同。
管理大師彼得。德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究:他請管理者將自己怎樣使用時間的情況寫下來,又請人記錄
這些管理者是如何使用時間的。一個公司董事長很確定地告訴研究者,根據(jù)他的感覺,他的時間分三個部分,分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區(qū)社會活動上。歷時6周的實際記錄結(jié)果是,他把大部分時間用在調(diào)度工作上了,隨時了解他所認識的客戶的訂貨情況,還為他們的訂貨打電話給工廠。他開始無法相信這些記錄,但在很多次看到類似記錄之后,他相信,“關于時間的使用問題,記錄要比記憶可靠得多。”
記錄你的時間是怎么花掉的,是時間管理的開始,但它絕不是一次性的任務,在整個時間管理過程中,我們可能需要不斷地重新記錄,以便了解最新的時間使用情況,譬如一個月專門挑一天來記錄當天的時間使用情況。按照某些時間管理工具的要求,有的人能夠堅持每天以15分鐘為間隔記錄時間使用情況,這有它的益處,但是,這樣做或許花了太多時間在“磨刀”上了,過于頻繁記錄的時間表也會讓人感到巨大的壓力,帶來負面影響。
什么事是必須做的?這是時間管理的第一個關鍵問題。時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結(jié)為,把時間花在那些不是必須做的事情之上。對組織來說,最重要的是要讓員工知道什么是重要的、必須做的任務,也就是說,什么是用來衡量他們績效的標準。對個人來說,這個問題可解釋為“我能夠為組織做出什么貢獻?”
找出最重要的一件事,然后去做。有個比較接近的通俗化說法是,“重要的事先做”(First Thing First)。在今年7月份的《哈佛商業(yè)評論》上,德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非?隙ǖ卣f:“我還沒有碰到過哪位經(jīng)理人可以同時處理兩個以上的任務,并且仍然保持高效。”
始終做重要的事還在于,它可以讓我們避免掉進“嗜急成癮”的陷阱。我們的事情可以分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的,以“輕-重”、“緩-急”兩個維度區(qū)分,我們把事情分為四個類別,可以把我們面臨的事情分成四個象限:重要且緊急;重要不緊急;不重要緊急;不重要不緊急。
許多時候,迫于壓力,我們常常把緊急的事情放在第一位,雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有著深遠影響,那些重要且緊急的事常常正是因為我們在它們不緊急時沒有做。剛開始,我們?nèi)匀恢乐匾暿虑榈闹匾潭,先做那?ldquo;緊急且重要的”,但慢慢地,習慣了這種緊急狀態(tài)之后,我們常不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺,轉(zhuǎn)而去做那些“緊急但不重要的事”了。
如何看待他人?時間管理的第二個關鍵問題是關于“人”的。許多時間管理方法教管理者學會授權,讓別人去分擔你的事情。實際上,在時間管理中,許多人傾向于把別人當成自己提高效率多做事的資源——或者障礙、干擾者。它帶來的問題就是,我們傾向于控制他人,讓他們按照我們的要求做事,或者讓他們不要妨礙我們做事,可惜,他人是控制不了的,這種方式無法真正起作用。我們應該更關注與別人一起工作帶來的其他東西,譬如新知識、關系等等。在時間管理中,我們必須隨時自問,我們是如何看待他人的?
如何統(tǒng)籌規(guī)劃出大塊的時間?對于管理者和專業(yè)人士來說,他們常常需要整塊整塊的時間去完成重要的任務,譬如思考重要決策或?qū)懸环輬蟾妗_@些任務通常正是剛才提到的那些“為組織做出的貢獻”。在進行這些任務的過程中間不能被打斷,因為每次被打斷,都需要很長的時間才能重新進入深度思考與完全工作狀態(tài)。
如何在繁忙的時間表中統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間以便完成這些任務是時間管理的第三個關鍵問題。據(jù)說,比爾。蓋茨每年會有幾周時間處于完全的封閉狀態(tài),完全脫離日常事務的煩擾,思考一些對公司、技術非常重要的問題。只要意識到有這個需要,我們一定有辦法安排好各種事務,分配出大塊的時間以便完成這些最重要的任務。最后的方法也就是,在某一天把辦公室門關上,拔掉電話,把其他事情都推到一邊,這可能帶來一些小小的麻煩,但與完成任務做出的貢獻相比微不足道。
正如我們在每天的工作中所感受到的,有效的時間管理是我們最缺少的東西之一,缺少它的原因不是因為缺乏時間管理工具,而是我們沒有真正重視它。我們需要做的是,重視時間管理,記錄我們的時間使用情況,然后思考三個關鍵問題:什么事是必須做的?如何看待他人?如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間
本文網(wǎng)址:http://yy-art.cn/chenggong/chenggongxue/3786.html
相關閱讀:心態(tài)、目標、時間管理和行動四者同等重要