大部分身處銷售部的朋友寫email常犯一些錯(cuò)誤，我例舉了一些。大家可以看看，對比一下自己，其中的幾條是自己也會有的？接下來再討論開發(fā)信怎么寫。
      1）郵件寫得過長。
      客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認(rèn)真去看？而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
      我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長？
      2）沒有明確的主題。
      一個(gè)不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點(diǎn)開郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。
      舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，盡管可能是通過貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc（這個(gè)名字是我編的），我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國的進(jìn)口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個(gè)客人，我一般會這樣寫主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”
其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應(yīng)商，既表明了實(shí)力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設(shè)你找對了人，這個(gè)正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會，是不是比原有供應(yīng)商更好？他打開郵件的概率會非常非常大！再說了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。
      3）長篇大論的公司或工廠介紹。
      我現(xiàn)在做buyer，也會收到工廠和貿(mào)易公司的推銷信。貿(mào)易公司還稍微好一點(diǎn)，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開發(fā)信實(shí)在寫得不咋地，簡直可以說是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時(shí)間，也浪費(fèi)自己時(shí)間。
      有朋友會反問，那是不是完全不寫呢？我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了�？梢赃@樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
      簡單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。
      4）愛炫耀英文水平。
      丘吉爾講過一句話，大致的意思是，真正的高手，你要把最復(fù)雜的東西用最簡單的文字表達(dá)出來，全部用最簡單的句子，最簡單的詞匯，讓小學(xué)生都能看懂。
      其實(shí)把簡單的東西復(fù)雜化很容易，把復(fù)雜的東西簡單化就不容易了，需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對不用兩個(gè)詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的！
      舉個(gè)例子吧，我以前招助理的時(shí)候，會考他們的email水平，我把中文意思告訴他們，然后讓他們用英文來模擬一封郵件。內(nèi)容很簡單，寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，價(jià)格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價(jià)，希望您能盡快確認(rèn)，我們好采購原材料并安排生產(chǎn)。
      第一個(gè)應(yīng)聘者是這樣寫的：
      Dear Mike,
      This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?
I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!
      Looking forward to your reply. Thank you!
      Best regards,
      Jenny
      這封郵件寫得好么？老實(shí)說還可以，雖然主動語態(tài)和人稱多了點(diǎn)，但是內(nèi)容都點(diǎn)到了，表達(dá)也算通順，用的詞匯也都是挺簡單的，不難懂。但是不是有點(diǎn)?嗦？如果能簡單一點(diǎn)，是不是更好？我們看看第二位應(yīng)聘者寫的email：
      Dear Mike,
      How are you?
      We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.
      Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.
      Thank you in advance!
      Kind regards,
      Tommy
      這封呢？我個(gè)人覺得比上一封號一點(diǎn)，畢竟主動和被動語態(tài)結(jié)合，“We”只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微簡單了一點(diǎn)，點(diǎn)到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We'll do the production asap.”這樣更簡潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購原材料么？所以這是廢話。缺點(diǎn)是，我個(gè)人感覺還是?嗦了一點(diǎn)。
      我會這樣寫：
      Hi Mike,
      Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.
      By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.
      Thanks and best regards,
      C
      只要做到“簡潔”、“清楚”、“準(zhǔn)確”，這就是一封好的email了。

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