有人統(tǒng)計過,一個人如果活72歲,平均起來,他的時間分配大約是:睡覺20年,學習、工作14年,文娛、體育8年,吃飯6年,坐車、走路5年,化妝、打扮5年,聊天4年,看書3年,等人3年,生病3年,打電話1年不算不知道,一算嚇一跳!這個統(tǒng)計的確讓人觸目驚心,原來我們的一生當中竟有那么多寶貴的時間是浪費在毫無意義的事情上
就是對時間進行計劃、監(jiān)督、評估的過程分為個人時間管理和組織時間管理本文所要談的是個人的時間管理
1、時間是怎樣被浪費的
時間的浪費無時不在從某種意義上說,時間管理就是把浪費的時間找回來所以,學習時間管理技能,首先要分析你目前的時間使用狀況,搞清楚時間是怎樣被浪費的對于在煙草公司呼叫中心工作的電話訂貨員來說,浪費時間的最常見表現(xiàn)有:
(1)工作缺乏計劃性缺乏工作計劃的電話訂貨員,經(jīng)常把時間花在一些無關緊要的事情上,而最應花時間的任務卻因時間不夠而無法完成
(2)習慣性的拖拉主要表現(xiàn)為:因工作不能按時完成而拖拉,因做事猶豫不決而拖拉,因過分地追求完美而拖拉
(3)嘴上的時間浪費例如,熱衷于請客吃飯;沉醉于談天說地;癡迷于煲電話粥;與客戶溝通不得要領,羅里羅嗦,廢話連篇
(4)不會拒絕干擾有些電話訂貨員錯誤地認為,滿足同事、朋友或客戶的所有請求,可以取悅他們,從而獲得他們的支持結果是,有求必應,不會拒絕別人的干擾你不會拒絕,別人有事總來找你幫忙,你不但招架不住,而且你的大量時間消耗在了別人的手里
2、學習時間管理的意義
(1)時間管理是職業(yè)成功的源泉對電話訂貨員來說,時間等同于金錢、效益有時甚至可以這樣說,時間管理其實就是對金錢的管理、對效益的管理,或者說是對成功的管理許多電話訂貨員雖然在電話訂貨、服務客戶上非常“職業(yè)”,但在時間管理上卻沒有達到相應的水平,常會表現(xiàn)為精力不夠用,時間不夠用,工作效率極低,從而無法做一個成功的電話訂貨員
(2)適應“快魚吃慢魚”的社會說起競爭,大家都懂得“大魚吃小魚”的規(guī)則,但21世紀社會的競爭規(guī)則已經(jīng)不是“大魚吃小魚”,而是“快魚吃慢魚”,競爭的焦點是速度的競爭誰學習的速度快,誰的創(chuàng)新能力強,誰就能夠取得競爭優(yōu)勢作為一門朝陽產業(yè),呼叫中心在中國興起不久,從業(yè)人員也與日俱增,你要想在這個領域有所作為,就必須具備高效的學習與工作能力
(3)增加給自己“充電”的時間時間管理方面的“低能”往往成為電話訂貨員事業(yè)上進一步發(fā)展的“瓶頸”學會時間管理可以使電話訂貨員能夠科學地分配時間,更善于節(jié)約時間,把時間用于做最重要、最有意義的事,比如說去“充電”學習
(4)增加放松自己的時間因為呼叫中心工作單調、枯燥的特性,電話訂貨員往往承受著比煙草公司其它崗位更大的工作壓力,這些壓力可以通過改善時間管理,增加休息時間,安排更多的休閑和與家人團聚的時間來加以釋放或緩解
3、對時間進行計劃
古今中外,凡有所成就的人都有極強的時間觀念一個善于利用時間的人必然善于對時間進行計劃,他的工作、學習、運動、娛樂、吃飯、睡覺的時間,都是經(jīng)過周密安排的一個做事沒有計劃的人,必然是一個浪費時間的人
一般來說,做事無計劃可能有多種原因,主要原因是:第一、看不到計劃的重要性;第二、做事的目標不明確;第三、進取心不足或者懶惰 課前預習;第四、沒有掌握制訂計劃的方法
跨國公司的新員工在上崗前都要進行時間管理技能培訓,其中的重要內容就是使員工學會計劃自己時間的方法制定計劃的方法很多,這里介紹一種最常用的方法??任務待辦單對電話訂貨員來說,這是一種非常簡單實用的管理時間的方法
(1)任務待辦單是有效的時間計劃方法寫任務待辦單不但可以使你在心理上有成就感,而且還是一種對時間進行計劃的好方法每當你看到任務待辦單的任務,一個一個都被你完成,你在心理上會產生滿足感,這種滿足感可以使你保持良好的工作心態(tài)實踐證明,大部分電話訂貨員列了待辦單以后,每天完成的工作量都會提高,她所做的事情就會多于清單上所列的而不列待辦單的人,工作量要低得多,工作速度也會很慢,而且通常都會有些遺憾,經(jīng)常會發(fā)生該干的事情沒有干,時間都花在了不該干的事情上面
(2)怎樣填寫任務待辦單任務待辦單是一張很簡單的表格,它包括“今日待辦事項”、“任務類別”、“完成者”、“完成情況”、“備注”等內容填寫的時候,首先,列出計劃中今天要完成的工作,比如有7件事要做,你就把它寫出來其次,把這些事情按輕重緩急的程度分為A類、B類、C類、D類…… 等等,比如,A類事情是今天上午10點之前必須完成的、B類事情是今天上午必須完成的、C類事情是今天必須完成的、D類事情是三天之內必須完成的事情…… 等等接著,到了晚上下班前,你可以檢查一下任務完成情況,完成的任務,你就打“V”;沒有完成,就可以反思一下什么原因使你沒有完成
(3)任務待辦單可以用來考核員工對電話呼叫訂貨中心的管理者來說,你當然要了解下屬一天都做了什么事情,工作內容是否飽和,那么,你就可以讓下屬每天上班后填寫任務待辦單你看著下屬填寫,填寫完了,你走了過了兩個小時,你可以來檢查,下屬是否做完了A類事情如果沒做完,你就有理由去批評她了
惠普公司對員工工作時間的管理就實行待辦單制度,結果,員工的工作效率很高任務待辦單使上司對下屬考核也變得容易了,有些員工上班時間效率低下,只能經(jīng)常加班,給人一種非常賣力的感覺,但有了時間待辦單,這種伎倆就會失效同時,任務待辦單還有一個好處,就是出了問題,上司可以知道問題出在誰身上,如果耽誤時間,也知道卡在了哪里
4、分清任務輕重緩急
美國一家鋼鐵公司的總經(jīng)理常常遇到很多時間管理上的問題,比如,為什么公司總是這么忙,做事情效率總是這么低,等等他非常想讓人幫助他分析和解決時間管理的瓶頸問題,于是就找了一個管理顧問這個管理顧問花了一段時間,天天觀察這家公司的做事方法,最后給總經(jīng)理提出了三條建議,并說:“你可以先不付給我錢,你先根據(jù)我這三條建議做一段時間后,如果有成效,你再來決定給我多少酬金如果沒有成效,你可以一分不給”兩個月以后,這個管理顧問收到了一張兩萬五千美元的支票實踐證明這三條建議是非常有成效的這三條建議其實非常簡單,第一、把每天要做的事列一份清單;第二、確定優(yōu)先順序,從最重要的事情做起;第三、每天都這么做
(1)找出最重要的事情“二八定律”是管理學中一個重要的定律,大意是,在任何特定群體中,重要的因子通常只約占20%,而不重要的因子約占80%,因此,只要能控制20%的重要因子,就能控制住全局符合“二八定律”的例子隨處可見,比如,企業(yè)80%的利潤來自于20%的產品;商場80%的銷售額源自20%的客戶;飯館80%食客點菜集中在菜單上20%的菜樣上;看報紙80%的時間花在20%的版面上,等等學習時間管理,提高時間的利用率,就要找出最重要的事情,將時間花在最重要的20%的事情上,而不要花在80%瑣碎的事情上
(2)尋找正確的做事順序優(yōu)先做最重要的事情是容易理解的,但在現(xiàn)實生活中,在確定做事順序時,還經(jīng)常碰到重要性和緊迫性互相矛盾有的事情雖不重要,但卻緊迫,那么,你是先做重要的事?還是先做緊迫的事呢?“時間管理四象限”定律可以幫助處理這兩者的關系“時間管理四象限”定律說明:我們面臨的工作任務有兩個維度,一個是重要性維度,一個是緊迫性維度這兩個維度的地位是不同的,重要性是第一維度,緊迫性是第二維度,也就是說,重要性比緊迫性重要“時間管理四象限”定律告訴我們,面臨眾多的工作任務,正確的做事順序是:首先,做“重要且緊迫”的事情;然后,做“重要但不緊迫”的事情;接下來,做“不重要但緊迫”的事情;最后,做“不重要也不緊迫”的事情.
(3)做事順序的8種常見錯誤一是做事沒順序;二是先做喜歡的事,后做不喜歡的事;三是先做熟悉的事,后做不熟悉的事;四是先做容易的事,后做不容易的事;五是先處理資料齊全的事,然后再處理資料不齊全的事;六是先做大領導交辦的事,后做小領導交辦的事;七是先做有趣的事,后做枯燥的事;八是先做自己所尊敬的人或與自己有密切利害關系的人所拜托的事,后做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關系的人所拜托的事
5、怎樣拒絕外界的干擾
凡是與已經(jīng)確定和正在實施的目標、計劃、工作、事務有悖而又企圖影響的各種因素稱為干擾這里指的是需要占用時間的因素比如,你正在工作,領導突然讓你到他辦公室去一趟,或者朋友突然打電話找你過去幫忙,等等,都是干擾國外的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出,人們在工作中,平均每10分鐘會受到1 次干擾,每小時大約6 次,每天大約50次平均每次打擾大約是5 分鐘,每天大約4 小時,其中,80%(約3 小時)的干擾是沒有意義或者極少有價值的同時,人被干擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘,每天總共大約2.5小時這樣,每天因干擾而產生的時間損失約為5.5小時,按8小時工作制算,這占了工作時間的68.7%
電話訂貨員要做到自己的時間自己支配,不要被他人支配,除了掌握各種時間管理的技巧之外,還要學會對干擾說“不”,要善于巧妙地拒絕別人,防止別人侵占自己時間
拒絕外界的干擾需要勇氣,更需要技巧對別人說“不”并不是簡單地加以拒絕,就完事大吉說“不”是需要技巧的,說“不”并不是拒絕一切,說“不”但把同事惹惱了,把朋友惹惱了,把客戶惹惱了,也就沒有事業(yè)的發(fā)展機會了電話訂貨員可以通過掌握說“不”的技巧,躲過無窮無盡的“多余”的瑣事和各種各樣的時間浪費,從而節(jié)省時間以下是八條拒絕外界干擾的基本技巧:
(1)用制度拒絕干擾利用公司制度拒絕干擾是非常有效的,一般公司在工作時間里,會用各種規(guī)章制度來限定員工的行為,例如不許串崗、不許聊天閑談等等,都可以限制干擾比如,你正在上班時間,你的朋友打電話找你過去幫忙,你就可以說,公司有規(guī)定上班時間不能擅自離崗
(2)不要使用“擋箭牌”我們經(jīng)常聽到這樣的拒絕:“還沒有考慮好”、“等一等再說”、“研究研究再說”,等等,這樣的推脫言辭不明不白,效果并不好對方很容易看出你在使用“擋箭牌”對付他
(3)拒絕時保持和顏悅色或夾帶贊賞必要時可以在拒絕中夾帶表揚或贊賞人們往往有這樣一種心理,當聽到別人的贊賞時,再去聽不愉快批評或拒絕的話,更容易接受
(4)拒絕的態(tài)度要堅決果斷不能猶豫不定,不能左顧右盼你一旦決定拒絕別人,就要堅決果斷一旦給人家“猶抱琵琶半遮面”的感覺,對方就會感到你的立場并不堅定,他認為還有希望,就會繼續(xù)對你軟磨硬泡
(5)在拒絕中爭取主動的地位拒絕時,要簡明地說出拒絕的理由,說話時節(jié)奏要慢一些,讓對方充分聽懂,講完后,你要做到不露聲色,最好沉默不語,保持平靜可以使你處于主動的地位
(6)拒絕時要避免爭吵在拒絕時,如果出現(xiàn)對方要與你爭辯,怎么辦?這時千萬要注意,對于他的抱怨或不滿,你可以傾聽,你可以反復說明,你也可以沉默不語,甚至你可以躲開暫時不聽,等他情緒平靜下來以后,你再來聽,但絕不可以與之爭辯
(7)拒絕時要堅持“對事不對人”在拒絕中把握“對人尊重、對事拒絕”這個技巧,我們應該學一學日本人,他們在談判時,拒絕通常是堅決的、有力的,但拒絕的同時,必然伴隨不斷地鞠躬和道歉,這樣就給對手一個感覺,就是他的拒絕是迫不得已的,而且完全是對事的,對人沒有絲毫不尊重的意思
(8)拒絕后附帶提出建設性的意見拒絕之后,如有可能,你最好站在對方的角度想一想,可以向對方提供一些建設性的意見這樣,可以讓對方覺得你拒絕他是不得已的這些建議的提出可以淡化因為你拒絕而產生的不良氣氛,讓他感到人情味和被尊重
以上是"人生中的寶貴時間"的內容,本文的主題是“在拒絕中爭取主動的地位拒絕時,要簡明地說出拒絕的理由,說話時節(jié)奏要慢一些,讓對方充分聽懂,講完后,你要做到不露聲色,最好沉默不語,保持平靜可以使你處于主動的地位”
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