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教繁忙的人如何時(shí)間管理2014

編輯: 路逍遙 關(guān)鍵詞: 時(shí)間管理 來(lái)源: 逍遙右腦記憶

教繁忙的人如何時(shí)間管理

教繁忙的人如何時(shí)間管理日期:10-27 2014 時(shí)間管理 2014:641次

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你的生活總是很繁忙,這一點(diǎn)我確信。但是假期的到來(lái)似乎又為每個(gè)人的日程安排增加了更多的瘋狂和忙碌。你要和家人,朋友以及同事舉辦圣誕聚會(huì),購(gòu)買禮物,做裝飾,看圣誕表演,聽頌歌和圣誕鈴聲,鏟雪(除非你和我一樣住在關(guān)島),制作甜點(diǎn),烤火雞,以及其他的事情。

  這些就足以讓你想要放棄這個(gè)假期了!

  但這也并不是無(wú)法改變的。我整理了一些我自己喜歡的節(jié)約時(shí)間的小方法—我在日常生活中使用這些方法,發(fā)現(xiàn)他們的時(shí)間管理可以使你的工作更有效率,讓你的日程安排更加輕松自由。如果你是一個(gè)忙碌的人(在現(xiàn)在這樣的日子里誰(shuí)又不是呢?),這些如何節(jié)約時(shí)間的方法對(duì)你也許有用。

  為什么要使用這些小貼士呢?首先,者可以讓你在繁忙的時(shí)刻仍然能保持冷靜—當(dāng)我們的日程被排滿時(shí)我們會(huì)感覺到很大的壓力。其次,同樣重要的是,為那些你認(rèn)為最重要的事情安排出時(shí)間。對(duì)我來(lái)說(shuō),這些最重要的事情就是我的家庭,寫作,以及鍛煉。對(duì)你來(lái)說(shuō),你也許會(huì)有其他一些你想要安排出時(shí)間來(lái)做的事情。下面如何節(jié)約時(shí)間的做法。

  如何節(jié)約時(shí)間1.工作小貼士

  大部分人時(shí)間管理都將大部分時(shí)間用于工作,所以我們就從工作開始談。如果你有一個(gè)很長(zhǎng)的“要做事項(xiàng)”的清單—或者更糟的,你根本沒(méi)有“要做事項(xiàng)”清單—下面是你可以做的:

  1.少做。長(zhǎng)期讀者都知道,這是我最喜歡的效率貼士—簡(jiǎn)化日程安排:做更少的事,但更集中于重要的事情。這會(huì)大大提高你工作時(shí)間的效率,減少所需的工作時(shí)間。對(duì)于那些你沒(méi)有做的任務(wù)怎么辦呢?請(qǐng)看下面更多關(guān)于它們的建議。

  2.委派。如果一項(xiàng)任務(wù)需要完成,但不是你最重要的任務(wù)之一,而且可以由其他人來(lái)完成,就把它委派出去。如果你找到其他同樣可以完成任務(wù),甚至比你做的更好的人,并把這樣的任務(wù)委派出去,你有時(shí)甚至可以剪除一半你的“要做事項(xiàng)”清單里的任務(wù)。

  3.工作時(shí)間設(shè)限(或者調(diào)整工作時(shí)間)。如果你每天工作超過(guò)8個(gè)小時(shí),就為自己設(shè)定一個(gè)8小時(shí)的工作時(shí)限。這會(huì)使你強(qiáng)迫自己在這個(gè)時(shí)限內(nèi)集中于做必須要完成的任務(wù)。如果你每天的工作時(shí)間就是8小時(shí),試試把工作時(shí)間限制在6個(gè)小時(shí)。你會(huì)發(fā)現(xiàn),你必須要優(yōu)先排序,更有效率地工作,并且盡量少浪費(fèi)時(shí)間,只有這樣你才能在這個(gè)6小時(shí)的時(shí)限內(nèi)完成工作。我自己則是在大部分日子里只給自己安排4到5個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間。如果你不能減少工作時(shí)間怎么辦呢(也許你被要求每天必須工作一定的時(shí)間)?那么,看看你是否能把你的工作時(shí)間稍微提前或滯后于大眾的工作時(shí)間。這樣,你就可以不在交通繁忙時(shí)刻乘車,這將會(huì)減少你用于交通時(shí)間;或者你就可以在幾乎沒(méi)人的辦公室里工作了,并且你絕對(duì)可以做更多的工作。

  4.最重要的事最先完成。選出2,3件你需要或者想要在今天完成的事項(xiàng),首先完成這些事情。在其他的日子里你也許想要把這些重要的事情往后推(也許你根本就不會(huì)完成它們),但是如果你先做完這些事情,那么今天剩下的時(shí)間你就會(huì)非常得從容自如。事實(shí)上,在你完成了最重要的事情后,你這一天的工作就算是圓滿了。如果你有這種自由,你甚至可以說(shuō)你的一天已經(jīng)完了,因?yàn)槭O碌墓ぷ骺梢粤舻矫魈煸僮觥?

  5.要求你的老板為你再優(yōu)先排序。如果你無(wú)法控制你的日程安排或者“要做事項(xiàng)”,和你的老板談?wù)。告訴老板你想要讓你的工作時(shí)間更有效率,但是你今天只有時(shí)間作x件事...因此,要他幫你把這些要做的事情挑選一下。告訴他如果你嘗試把所有的事情都在今天完成,你會(huì)變得沒(méi)有效率,而且也許沒(méi)辦法做完那么多事情或者無(wú)法更好地完成工作。事實(shí)上這個(gè)優(yōu)先排序本來(lái)是要你自己來(lái)做的(參照第一個(gè)建議)如果你有這個(gè)自由的話。

6.批量處理。不要讓你的工作日不時(shí)被那些纏在一起的小任務(wù)所打斷。把相同的任務(wù)歸為一組,并且一次將他們解決。例如,不要一整天都去回復(fù)郵件,將他們打包,并且每天花一次時(shí)間(或兩次)來(lái)處理所有的郵件。一次完成所有的文書工作。批量處理所有的電話。一次做完所有的跑腿事情。這種對(duì)工作的分組可以節(jié)省很多時(shí)間,讓你可以更好地把精力集中于處理重要的事情。

  7.專心于一件事情,并把它做完。不要在同一時(shí)間處理好幾個(gè)事情,留出一整塊時(shí)間來(lái)只做一件事情,直到完成。對(duì)我來(lái)說(shuō),這通常意味著留出半天或一天的時(shí)間(我會(huì)嘗試把我的項(xiàng)目分成可管理的幾塊)來(lái)完成一個(gè)任務(wù),并且如果可能的話盡量做完它。通常這也表示需要事前準(zhǔn)備好所有必須的資源和信息,這樣你才不必再次搜尋它們,或者當(dāng)你準(zhǔn)備好要真正工作時(shí)還要在這些事情上等待。這也同樣表示需要明確我的日程安排,這樣我可以把其他工作事先就做好,而不再為這段時(shí)間安排其他的什么事情了。之后,你需要做的就是專心的只做這一件事情,并努力把它做完。這通常就是做事最有效率的方法。

  8.避免會(huì)議。并不是所有的會(huì)議都是在浪費(fèi)時(shí)間,但是確實(shí)有許多會(huì)議是這樣子的。如果你花費(fèi)大量的時(shí)間參加會(huì)議,但是更愿意用這些時(shí)間來(lái)做實(shí)際的工作,而不是來(lái)聽其他人談?wù)撘恍┧麄冊(cè)究梢越o你發(fā)一封郵件就能搞定的事情時(shí),試試看能不能避免這樣的會(huì)議。這樣你可以做更多的事情。更多

  9.避免工作中的長(zhǎng)時(shí)間交談。我們通常都會(huì)有和同事之間長(zhǎng)時(shí)間的沒(méi)有任何生產(chǎn)力的談話—這樣的閑談通常是無(wú)關(guān)緊要或者與工作無(wú)關(guān)的。有時(shí)可能是長(zhǎng)時(shí)間的電話粥。盡管我喜歡和坐在我旁邊的那個(gè)同事交談,就像我喜歡和其他人交談一樣—這對(duì)保持良好的同事關(guān)系和朋友關(guān)系很重要——但是事實(shí)上你可以把這個(gè)時(shí)間用在做其他事情上。我個(gè)人更愿意完成工作,然后回家和家人在一起。所以我盡量把精力集中在工作上,盡量不做過(guò)多的閑談,盡管我需要不時(shí)的做出例外。

  10.學(xué)會(huì)說(shuō)不。如果你想要你的日程表更簡(jiǎn),這一點(diǎn)相當(dāng)關(guān)鍵。我們每天都會(huì)接到許多的請(qǐng)求,并且所有這些請(qǐng)求都需要占用我們的時(shí)間。如果我們對(duì)這些請(qǐng)求總是同意,我們就放棄了我們的時(shí)間,并選擇為而要其他人作一些事情。但是如果這些請(qǐng)求并不符合我們的優(yōu)先排序,那么我們通常就會(huì)心有余而力不足了。所以學(xué)會(huì)說(shuō)不。通常這回讓你覺得不舒服,因?yàn)槲覀兒ε逻@意味著我們讓其他人失望了。但是還是要學(xué)會(huì)告訴人們你現(xiàn)在沒(méi)有時(shí)間來(lái)做他們要求的事情,并且通常他們會(huì)理解的。

  如何節(jié)約時(shí)間2.節(jié)省時(shí)間的電腦貼士

  1.如果可能,斷開鏈接。這是我最喜歡的電腦貼士。當(dāng)我確實(shí)想要集中于某項(xiàng)任務(wù),確實(shí)想要完成一項(xiàng)任務(wù)是,我會(huì)從網(wǎng)絡(luò)上斷開連接。有時(shí)這意味著只是關(guān)閉我的瀏覽器,有時(shí)這意味著我還要斷開我的無(wú)線網(wǎng)絡(luò),還有的時(shí)候我會(huì)拔掉電纜。不管你采用何種方式,斷開網(wǎng)絡(luò)連接是使事情做完的一個(gè)很好的方法。當(dāng)然,你最終會(huì)想要重新連接網(wǎng)絡(luò),但是當(dāng)你斷開連接時(shí)你可以獲得整塊的時(shí)間來(lái)處理事務(wù)。這段時(shí)間是相當(dāng)有效率的。

  2.使用Quicksilver和AutoHotkey軟件。使用Mac的用戶可以使用Quicksilver,PC用戶則可以使用 學(xué)習(xí)方法指導(dǎo) AutoHotkey。我自己是兩個(gè)都用,并且發(fā)現(xiàn)它們是使事情有效完成的不可缺少的工具。例如,我們經(jīng)常需要訪問(wèn)一些文檔,程序,文件夾,和網(wǎng)站—可以為這些設(shè)置一個(gè)一鍵訪問(wèn)的熱鍵。你可能需要花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)如何進(jìn)行設(shè)置(你可以使用Google來(lái)搜索相關(guān)指南),而且設(shè)置一個(gè)熱鍵可能需要幾分鐘的時(shí)間。但是,一旦設(shè)置好了,你就可以利用他們?cè)谒查g處理事務(wù)了。而且你不單單可以使用這些熱鍵本身,你還可以把它們組合起來(lái)使用,比如,用來(lái)發(fā)送郵件的熱鍵,或者調(diào)整圖像大小的熱鍵,或者做其他事情的熱鍵—我自己設(shè)置了有一打左右經(jīng)常使用的熱鍵。如果把每個(gè)月中它們?yōu)槲夜?jié)省的時(shí)間加總的話,可以說(shuō)它們幫助我節(jié)省了很多的時(shí)間。

3.郵件的鍵盤快捷方式。同樣的,你的郵件程序基本上都會(huì)有鍵盤快捷鍵。如果你還沒(méi)有使用過(guò)這些快捷鍵的話,你應(yīng)該學(xué)會(huì)使用它們。使用快捷方式來(lái)打開,發(fā)送,歸檔,搜索和操作郵件,你可以快速處理一堆的郵件。而且如果你為經(jīng)常使用的文本或者簽名附件也添加快捷方式(通過(guò)使用Quickersilver或者 AutoHotkey軟件),你可以快速答復(fù)郵件,甚至比我消滅掉一堆奧利奧奶油夾心餅干還要快。

  4.郵件過(guò)濾器。讓你的郵件程序幫你完成工作。我使用Gmail的郵件過(guò)濾器,但是像Outlook或者M(jìn)ail.app這樣的程序,或者其他一些你可能有的程序,也都有同樣的過(guò)濾功能。學(xué)習(xí)使用它們來(lái)對(duì)你最常用的郵箱進(jìn)行過(guò)濾設(shè)置。你也許注意到在某一段時(shí)間內(nèi)你會(huì)持續(xù)收到許多某一特定類型的郵件。例如,我通常會(huì)收到一些和我的工作相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告。但我會(huì)對(duì)它們?cè)O(shè)置標(biāo)簽并且使用過(guò)濾器歸檔,這樣他們就不可能進(jìn)入到我的收件箱了。之后如果需要的話我就可以在標(biāo)簽(或文件夾)里來(lái)閱讀這些報(bào)告,瀏覽收件箱時(shí)卻不需要閱讀這些報(bào)告了。同時(shí)我也使用過(guò)濾器來(lái)自動(dòng)刪除那些鏈接郵件和笑話郵件(我知道這樣的做法很無(wú)情,但是我很煩這些郵件),并且對(duì)來(lái)自Facebook,Twitter,Paypal和其他服務(wù)的通知進(jìn)行歸檔。

  5.限制使用IM,Twitter,論壇和其它社交途徑的時(shí)間。你可以花一整天時(shí)間和其他人聊天,或者使用Twitter,登陸網(wǎng)上論壇或其他社會(huì)媒介。盡管這些工具都有好的用處,但它們卻可能花掉你太多的時(shí)間如果你不對(duì)它們進(jìn)行限制。為你自己設(shè)限—比方說(shuō)每天在你的日程表上安排一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)處理這些社會(huì)性事務(wù)。這樣,你會(huì)有更多的時(shí)間來(lái)做其他更重要的任務(wù)。

  6.不要為存檔擔(dān)心。關(guān)于這一點(diǎn)我以前寫過(guò)一些文章,但是我現(xiàn)在不再那么相信存檔了,F(xiàn)在我所做的每一件事都是數(shù)字化的,不管是在網(wǎng)絡(luò)上還是在我自己電腦的硬盤驅(qū)動(dòng)上。我從Gmail學(xué)習(xí)到,你可以把一些東西先存檔,并且之后可以毫不費(fèi)力的搜索到它(過(guò)去兩年我一直都是這樣做的,并且搜索這些東西時(shí)不存在任何困難)。所以現(xiàn)在我對(duì)所有事情都這樣做,包括我硬盤驅(qū)動(dòng)上的文檔,在GoogleDocs和Spreadsheets里的文件,和其他類型的網(wǎng)絡(luò)文檔,F(xiàn)在我的存檔時(shí)間幾乎減到接近于零—而我過(guò)去總是每一天都花費(fèi)大量的時(shí)間存檔。
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  如何節(jié)約時(shí)間3.家庭小貼士

  1.保持事情有序。我喜歡有序的家庭和工作環(huán)境,不僅因?yàn)樗鼈冇懈玫膶徝栏杏X,也因?yàn)椋?)這幫助你專注于你正在做的事情而不被可視的雜亂分散注意力;2)更讓人寧?kù)o和放松;3)節(jié)省時(shí)間。怎樣節(jié)省時(shí)間呢?有序的家庭環(huán)境和工作環(huán)境中可以更容易找到需要的東西,更容易清理和操作它們,并且減少了因?yàn)橹匦虏贾,歸類,查找和清除大量雜物所浪費(fèi)的時(shí)間。更多

  2.讓東西保持原位。同樣的,讓每一件東西都有自己的位置也可以節(jié)省時(shí)間。你家里也許很整潔,但是你也許也可能不知道每一樣?xùn)|西應(yīng)該放在哪。讓東西有屬于自己的位置,當(dāng)你不使用它們的時(shí)候把他們放回原位。讓這成為你生活的一個(gè)重要的習(xí)慣—用完某物后防回原處。這可能會(huì)花費(fèi)幾秒鐘的時(shí)間來(lái)這樣做,但卻節(jié)省了事后清理,尋找的時(shí)間(想想看你有多少次丟失東西并花費(fèi)長(zhǎng)時(shí)間努力搜尋的經(jīng)歷?),并且讓事物更整潔有序。

  3.教孩子自己整理。如果你是一個(gè)家長(zhǎng),你就會(huì)知道,當(dāng)你有還沒(méi)長(zhǎng)大滿地亂爬的小孩在一整天的每一分鐘里把一切弄得亂糟糟的時(shí)候,要保持一個(gè)整潔的家庭并不容易。讓你的孩子在很小的時(shí)候就養(yǎng)成玩耍之后整理他們身后的東西的習(xí)慣。比方說(shuō),他們拿出一桶積木,并且弄得滿地都是——這沒(méi)關(guān)系,但是當(dāng)玩耍之后,幫助他們把所有的東西撿起來(lái),放進(jìn)桶里,再把桶放到它原來(lái)的位置。我小一點(diǎn)的幾個(gè)孩子在做這些清理工作的時(shí)候喜歡唱一首“整理,整理,每個(gè)人,每個(gè)地方”的歌。讓這變成一個(gè)好玩的游戲!我有6個(gè)孩子,這讓我們節(jié)省了大量原本需要花在在孩子身后整理東西的時(shí)間。

4.在前夜做好預(yù)備功課。不管你是單身還是有一個(gè)有很多小孩的家庭,每天早上對(duì)你來(lái)說(shuō)可能都是一個(gè)相當(dāng)匆忙的過(guò)程。相反,你可以在前夜將一切都準(zhǔn)備好,并讓這變成你每晚都要做的日常工作,那你就可以更好得開始新的一天了。從技術(shù)上來(lái)說(shuō),這也許不會(huì)直接節(jié)省你的時(shí)間,但可以讓你在早上把更多的時(shí)間集中于做重要的事,而不會(huì)為了完成你的每日工作表而一路匆忙。

  5.不要看太多的電視。我個(gè)人曾經(jīng)浪費(fèi)過(guò)整天的時(shí)間在看電視上,所以我知道電視是一個(gè)多么大的時(shí)間“空洞”。相反,限制你看電視的時(shí)間——也許是每天一小時(shí)看電視的時(shí)間——把你原本打算看電視的時(shí)間用來(lái)做更重要的事情——和你愛的人在一起,做鍛煉,或者寫你夢(mèng)想著的小說(shuō)。

  6.計(jì)劃每周的菜單。如果你計(jì)劃出你一周中每一天要吃些什么東西(即使是午餐),你就可以節(jié)省大量的時(shí)間。首先,你可以去食品雜貨店一次購(gòu)齊所有你需要的東西——事實(shí)上,如果你打算下周仍然重復(fù)你這一周的菜單,你可以一次做兩周的購(gòu)物。第二,你可以事先準(zhǔn)備好食物(參照第二項(xiàng)),更方便把食物打包成工作餐。第三,你每天晚上不再需要為該吃些什么而費(fèi)神了——它就列在貼在冰箱上的菜單上面。

  7.煮多點(diǎn)食物。我喜歡制作大批量的食物,如果你有一個(gè)大家庭這尤其有用。我會(huì)一次煮很多的辣椒粉,素食湯,意大利式實(shí)心面條,和其它的食物,并將吃剩下的食物當(dāng)午餐或晚餐吃(有時(shí)這可以是好幾次午餐和晚餐)。

  8.一次做所有的跑腿工作。這和上面工作部分的批量處理的道理是一樣的(這和前面的建議以及后面的建議是一致的)。把所有需要跑腿的工作項(xiàng)目列入你一周的跑腿工作清單中,并且在一天中專門做這事。計(jì)劃路線,以便能盡量少開車,并且快速做完這些事情。相比于做多趟跑腿工作,這個(gè)方法也可以節(jié)省大量時(shí)間。

  9.在網(wǎng)上辦理銀行業(yè)務(wù),并且一次做完。我喜歡每周甚至每?jī)芍茏鲆淮芜@樣的銀行業(yè)務(wù)...我先將所有需要支付的賬單準(zhǔn)備好(事實(shí)上,他們中的大部分已經(jīng)設(shè)置成我通過(guò)銀行的賬單支付系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行支付),然后再和網(wǎng)上的銀行報(bào)表對(duì)帳,支付賬單,檢查我的自動(dòng)儲(chǔ)蓄轉(zhuǎn)帳,等等。

  10.一次性大掃除。盡管我喜歡隨時(shí)整理來(lái)保持事物整潔,但總是會(huì)有清掃,擦拭,和清潔浴室這樣的事情要做。一次性大掃除來(lái)做所有這些事情將可以節(jié)省很多時(shí)間。我們?nèi)业拿總(gè)人會(huì)負(fù)責(zé)家里的不同部分,然后盡快一次性清理完畢。這樣的事情我們用30到45分鐘的時(shí)間就可以搞定,這樣一天中其他剩余的時(shí)間就可以放松了。哈哈!

  11.l立即做鍛煉。如果你沒(méi)有很多的時(shí)間來(lái)做鍛煉但是又想保持體型,那你可以試試分組重力訓(xùn)練。但是要讓鍛煉密集,盡量在固定的短時(shí)間內(nèi)作更多的組次。例如,做引體向上,舉重,重力下蹲(每一種訓(xùn)練分別做5個(gè),10個(gè)和15個(gè))...在十分鐘的時(shí)間里盡可能多做(如果覺得沒(méi)問(wèn)題可以做20分鐘時(shí)間)。不同的鍛煉要找到自己合適的組次,或者你也可以在網(wǎng)上搜索一些方法來(lái)把不同的鍛煉綜合在一起挑戰(zhàn)一下自己。不要在一開始就做太密集的訓(xùn)練——如果你還只是一個(gè)新手,就先嘗試少一點(diǎn)的組次,但不要做得太快。

  12.制作一個(gè)大號(hào)日歷。我的家庭成員的日常事務(wù)都通過(guò)貼在冰箱上的一個(gè)大號(hào)日歷組織起來(lái)(我也刻意地與我們的大日歷保持一致,因?yàn)槲蚁矚g這種大日歷)。所有的事情都會(huì)列在我們的日歷上:派對(duì),會(huì)議,學(xué)校事件,足球比賽,音樂(lè)課,生日,志愿日,以及其它的事情。這就保證我們自己不會(huì)把個(gè)人的日程排得太擠,而且我們會(huì)盡量和各自的日程保持一致,那樣我們就不會(huì)錯(cuò)過(guò)那些列在大日歷上的約定和事件了。這樣的大號(hào)日歷也節(jié)省了時(shí)間,因?yàn)槲覀儾槐卦贋榱私y(tǒng)一行動(dòng)而查看各自不同的日程安排了。

  13.請(qǐng)一位保姆或者和人交換著照顧嬰兒。如果你是一個(gè)沒(méi)有時(shí)間來(lái)做事情的家長(zhǎng),那么就雇傭一個(gè)保姆,這樣你就可以有時(shí)間來(lái)做事了;蛘吆推渌颂鎿Q著照顧嬰兒。我的姐姐和我就是這樣做的,比如——我們替她照顧孩子一段時(shí)間,然后她再在另一段時(shí)間內(nèi)替我們照顧小孩。這很好,因?yàn)槲覀冇辛烁嗟臅r(shí)間來(lái)做事情,而我們的孩子也可以在一塊玩。

  14.考慮雇傭一個(gè)人。有時(shí)雇傭一個(gè)人來(lái)做事情可能更好,特別是如果你的時(shí)間比你支付給那個(gè)人的傭金更值錢。例如,如果我有一個(gè)很大的后院需要我花五個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)做保養(yǎng)(相當(dāng)大的庭院),那我就可以選擇支付傭金雇個(gè)人來(lái)做,因?yàn)槲铱梢栽谖鍌(gè)小時(shí)內(nèi)通過(guò)工作賺更多的錢。其它一些你可以雇傭他人來(lái)做的事情是:其他家庭維持工程,洗車,跑腿或洗衣,報(bào)稅等...只要是你自己來(lái)做不是成本有效的事情。


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